Zadanie pierwsze z brzegu

Wyobraź sobie taką sytuację: masz dużo przeterminowanych (niezrealizowanych) zadań i wszystkie wyglądają mało atrakcyjnie. Zadania są z różnych projektów, z różnymi kontekstami, najczęściej mało ważne (jeszcze) i ogólnie panuje tam wielki chaos. Odwlekasz ich wykonanie już kolejny tydzień i nagle dostrzegasz, że… one wcale nie znikają! Zadania odkładane nie robią się same. Szok! [szyderczy uśmiech]

Czy jest jakiś sposób, żeby pozbyć się tego balastu i wrócić do normalności?

Tak!

Technika nazywa się: Zadanie pierwsze z brzegu

Panie, ale o co chodzi?

To bardzo proste. Patrzysz na listę przeterminowanych zadań i zabierasz się za to, które jest na tej liście pierwsze. Bez względu na to, co to jest.

Jak pewnie Czytelnik zauważył, powyższe podejście jest przeciwieństwem, np. MIT-u dnia (najpierw rzeczy najważniejsze) czy pracy z kontekstami (pogrupuj wiele małych elementów, które coś łączy i wykonaj je zbiorczo).

Trzeba jednak pamiętać, że stosowanie zawsze jednego schematu powoduje, że zwyczajnie staje się on nudny i nieskuteczny, dlatego trzeba wymyślać nowe techniki i stosować wszystko na przemian – w zależności od okoliczności, sytuacji czy nastroju.

Dlaczego ta technika jest fajna?

– pozwala zabrać się do pracy tu i teraz (zobacz: szukanie zadania idealnego tzn. ważnego i jednocześnie łatwego, zwykle kończy się tak, że w połowie czytania listy jesteśmy już zmęczeni i w efekcie za nic się nie zabieramy),

– eliminuje przeglądanie listy niezrealizowanych zadań (mając gorszy dzień można się jeszcze bardziej zdołować, ile to jest do zrobienia i… znowu odłożyć na później),

– eliminuje pokusę przypisywania kontekstów (znowu: czytanie długiej listy, nadawanie kontekstów i wybieranie, czym się zająć… i tak mijają kolejne godziny, a energia do pracy spada).

Jak ja to robię?

Odpalam widok kalendarza w Nozbe, w którym w pierwszej kolejności wyświetlają się przeterminowane zadania. Czytam pierwsze zadanie, które jest akurat na liście.

To kluczowy moment. Cokolwiek jest tym pierwszym zadaniem, wiem, że muszę się za to zabrać.

Zwykle jednak na widok pierwszego z brzegu zadania już lecę wzrokiem w dół listy, w poszukiwaniu czegoś łatwiejszego. I wtedy odzywa się znany mi głos wewnętrzny:

– Laska, w ch**a se lecisz? Miało być pierwsze zadanie!
– Ale… ale…
– No ja pier**le, znowu zaczynasz?!
– Ale…
– No słucham, co za wymówkę wymyślisz! No, słucham?!
– Booooo to pierwsze zadanie wymaga myślenia.
– A co w życiu nie wymaga myślenia?
– Yyyy…
– Dobra, nie myśl już, bo się zmęczysz. Ja Ci podpowiem. Sytuacja wygląda tak: Masz zrobić pierwsze zadanie z brzegu. Nie masz nic ciekawszego do roboty. Świat wokół nie istnieje. Jest tylko to zadanie, które, nawet jeśli wymaga myślenia, nie zmienia to sytuacji, że jest przeterminowane i trzeba je zrobić. Zasadnicze pytanie: Czy widzisz tu kogoś, kto mógłby zrobić to za Ciebie?
– Nie.
– Czyli?
– Yyyyy… yyyy… hmmmm… Samo się nie zrobi?
– Tak, dokładnie, samo się nie zrobi. Przerabialiśmy to już! Jasne?!
– Tak, szefie, przepraszam [skruszona Patrycja]
– Więc, skoro już tu jesteśmy, już dotknęliśmy tego tematu, już podjęłaś trud zmierzenia się z tym, to jakie następne kroki należy wykonać, aby zrealizować to zadanie, zamknąć temat, zapomnieć o nim i iść do przodu?

I tu już jesteśmy w domu. Najgorsze za mną. W tym momencie zaczynam rozkładać zadanie na mniejsze kroki.

Jeśli okazuje się, że realizacja zadania uzależniona jest np. od odpowiedzi innej osoby (przesłanie dokumentu, sprawdzenie czegoś), to zadanie wykonuję aż do etapu (kroku), w którym mogę powiedzieć: „Dobra, na tę chwilę mogę tyle, teraz czekam na odpowiedź”.

Ustawiam monitoring, czyli np. zadanie na jutro, żeby sprawdzić, czy dana osoba już się tym zajęła i czy ja mogę robić dalej, aby zakończyć to zadanie.

Uwagi

Proszę Czytelnika, aby nie zadawał mi pytania pt. „Czy to się jakoś leczy?” lub „Podaj numer do swojego dilera, też chcę słyszeć takie głosy”.

Jak wiesz z wcześniejszych wpisów, zawsze staram się nie tylko zadawać sobie niewygodne pytania, ale też bawić swoimi problemami i rozluźniać sobie atmosferę. To, przynajmniej u mnie, pomaga i naprawdę działa.

Zadanie na teraz

Zerknij na listę przeterminowanych zadań. I zacznij realizować pierwsze z brzegu.

Sfotografuj i… wyrzuć

Były kiedyś takie czasy, że na rynku były trzy modele aparatów cyfrowych na krzyż i najtańszy z nich kosztował tysiąc złotych. Starsi pamiętają, młodsi właśnie przecierają oczy ze zdumienia. Tak więc dawno temu, na osiemnaste urodziny, rzutem na taśmę, sprawiłam sobie takie cudo za tysiaka.

O losie, koniec z kliszą 36 klatek na całe wakacje!
O losie, wreszcie będę fotografem!
O losie, podgląd wykonanego zdjęcia!

Łapiecie ten klimat? :)

I właśnie w tamtych czasach, oprócz wyżej wspomnianych, urodziły się jeszcze dwie możliwości, z których korzystam do dziś:

1. „Ebooki”

Jako że w młodości nałogowo czytałam książki o biznesie, to zawsze wypożyczałam maksymalna ilość i… nigdy nie mogłam przeczytać wszystkich w terminie. Zaczęłam więc je fotografować i później czytać na laptopie.

2. Fotografowanie przedmiotów

Czasami mamy różne drobiazgi typu: ładne bilety z wakacji, pierwsze listy miłosne, stare pocztówki itp. Nigdy do tego nie wracamy, a jednak jakoś trudno to wyrzucić. Sfotografuj te wszystkie ładne rzeczy i wyrzuć je. Do zdjęć na 99% nigdy nie wrócisz, ale dla spokoju sumienia możesz sobie mówić, że jakby coś, to masz kopie na zdjęciach. Ten sposób bardzo pomógł mi przy pierwszym, poważnym czyszczeniu regałów – zanim każdy tytuł trafił w inne ręce, był przeze mnie fotografowany „na pamiątkę”.

***

W tym wpisie celowo omijam rozważania typu: „ale to nie to samo, co oryginał”. O tym będzie osobny wpis.

Lista, lista, lista!

Jeśli słyszysz słowo „lista” to, jak prawdziwy wyznawca GTD, myślisz najpierw „lista zadań”. Dopiero później „lista zakupów”. Powyższa zasada nie dotyczy kobiet. ;)

Listy są proste, przejrzyste i pozwalają pogrupować różne sprawy.

Poniżej przedstawiam kilka pomysłów na listy.

Pamiętaj, że:

  1. Tego typu listy to NIE SĄ listy zadań (np. lista ciekawych miejsc – zorganizowanie wyjazdu wymaga zamiany  pozycji na liście na projekt, aby łatwiej było go zorganizować).
  2. Niektóre listy są osobnymi projektami (np. lista obiadów), inne powstają w oparciu o konteksty (np. lista celów dnia – jako że te cele znajdują się w różnych projektach).

Przykładowe listy:

  • lista projektów,
  • lista kontekstów,
  • lista celów dnia,
  • lista celów tygodnia,
  • lista celów miesiąca,
  • lista książek do przeczytania,
  • lista zakupów (jedzenie),
  • lista zakupów (do domu),
  • lista rzeczy do sprzedania,
  • lista obiadów i deserów,
  • lista rzeczy do zabrania na krótki wyjazd (lista kontrolna),
  • lista rzeczy do zabrania na długi wyjazd (lista kontrolna),
  • listy kontrolne (do różnych spraw osobne listy),
  • lista ciekawych miejsc do odwiedzenia,
  • lista wpisów (szkice) na bloga.

Dzięki funkcji drag and drop (przeciągnij i upuść) zarządzanie elementami na listach jest bardzo proste.