Zadanie w 5 minut

Gdzieś ostatnio czytałam o sposobie sprzątania w 5 minut. Generalnie lubię sprzątanie. Gotowanie też. I prasowanie też. Serio. Wszystkie te czynności sprawiają mi przyjemność, bo traktuję je jako odpoczynek od pracy (wiem, marnuję czas, powinnam komuś to zlecić i sama zająć się czymś naprawdę ekstra, bo wszystko, czego się dotkniemy musi być takie cool, wow i w ogóle; mam nadzieję, że wyczuwasz ironię).

Są jednak takie dni, kiedy nic się człowiekowi nie chce. Nic. Wtedy ustalam minutnik na 5 minut. Zasada jest taka:

Ile zrobię, to zrobię

Zaskakujące jest to, jak wiele można zrobić w pięć minut, żeby nie powiedzieć, że całą robotę można zrobić w pięć minut. Umycie łazienki (wanna, umywalka, lustro, krany, podłoga) – serio, zajęło mi to wszystko 5 minut! (fakt, tempo pracy było dość konkretne).

Podobnie jest w pracy, jeśli masz oddać raport szefowi za godzinę to będzie to najproduktywniejsza godzina w Twoim życiu i w tym czasie zrobisz więcej niż siedząc nad raportem przez ostatni tydzień.

Pięć minut stosuję też w pracy. Jeśli czegoś bardzo, ale to bardzo nie chcę mi się robić, ustalam, że zajmę się tym tylko przez 5 minut, a potem to się zobaczy. I kiedy wybija koniec pięciu minut, okazuje się, że albo jest prawie zrobione (wtedy dokańczam), albo robota idzie całkiem sprawnie (i robię dalej).

12 błędów w produktywności, które popełniłam

Błąd 1: Utrzymywanie różnych projektów

Fajnie jest mieć w portfolio 15 sklepów internetowych i zgrywać wielkiego biznesmena. W praktyce działa zasada Pareto.

Bardzo dużo kosztowało mnie i nadal kosztuje:
– zamykanie istniejących projektów, które owszem przynoszą zyski, ale czas na ich obsługę jest niewspółmierny do owych zysków,
– zamykanie projektów niedokończonych, które nigdy już nie zostaną dokończone (bo straciły na aktualności, bo przestały mnie interesować, bo świat się zmienił, bo skoro nie zrobiłam czegoś przez 3 lata to dlaczego nagle miałabym to teraz zrobić?),
– patrzenie na to, co robię chłodnym okiem, a nie emocjami i sentymentami (bardzo trudne, cały czas się tego uczę).

Zaprzyjaźniłam się ze swoim mózgiem, kalkulatorem i Excelem. Jeśli wpada mi do głowy jakiś pomysł albo zaczynam mieć do czynienia z doradcami, odpalam kalkulator, liczę, opieram o dotychczasową wiedzę i doświadczenie oraz konsultuję to z Jedynym (umysł ścisły). I na 99,9% spraw ma od razu odpowiedź.

Błąd 2: Brak pytań o cel

Często łapałam się na tym, że nie wiem, co mam zrobić. Ale nie dlatego, że w Nozbe nie mam zadań, ale dlatego że 90% zadań, które tam było to:
– niezrealizowane projekty, które straciły już na aktualności,
– zadania, które nie mają żadnego związku z moim głównym celem,
– pomysły sprzed kilku lat,
– tysiące pomysłów, które są super, ale życie jest za krótkie, żeby to wszystko zrealizować.

Po zadaniu sobie pytania o aktualny cel i odsianiu całej reszty, nagle zrobiło się pusto (odsiewamy przenosząc wszystko do utworzonego projektu o nazwie „do usunięcia”; po opadnięciu emocji, za jakiś czas, bez problemu go usuniesz). Pusto i lekko. I twórczo, bo wiem, co teraz robię i mogę skupić się na celu.

Błąd 3: Przegląd tygodnia na odwal się

Dlaczego? Bo było tego za dużo! W praktyce przy przeglądzie wychodziło, że:
– zapisuję bardzo dużo, ale życia mi nie starczy, żeby to zrealizować,
– zapisuję i chcę robić pierdoły (bo są lekkie, łatwe, przyjemne i fajne),
– zajmuję się za dużą ilością rzeczy,
– mam dużo projektów, których nie zrealizuję (patrz: Błąd 1) i ich widok wpędza mnie w depresję.

Po zrobieniu porządku (patrz: Błąd 2), przegląd zaczął spełniać swoją pierwotną funkcję.

Błąd 4: Zadania powtarzalne w głównych projektach

Na zadania powtarzalne mam osobne projekty o nazwie „proza”. Dlaczego tak? Otóż nie chcę tych zadań oglądać w głównych projektach. I tak oto:
– „proza dom” to, np. wstawienie prania,
– „proza firma” to, np. wystawienie faktury.

W każdej prozie mam po kilkadziesiąt zadań! Zdziwisz się, jak sobie je wydzielisz do osobnego projektu i nagle okaże się, że 3/4 Twoich zadań to właśnie takie bezsensowne, rutynowe czynności, które można albo komuś zlecić, albo zautomatyzować.

I co najważniejsze – ich wydzielenie powoduje, że w projektach nie widzisz takich bzdetów, które do niczego Cię nie prowadzą. Bo – powiedzmy sobie szczerze – 99% rutynowych czynności do niczego nie prowadzi i nie ma sensu, ale trzeba je robić.

Błąd 5: Brak MIT dnia

Z uwagi na to, że zaczęły mnie przytłaczać niezrealizowane zadania, porzuciłam MIT dnia, bo z natłoku zadań nie byłam w stanie ich wyodrębnić (tzn. mogłabym przeczytać całą listę zadań do wykonania i je znaleźć, ale jej czytanie było tak dołujące, że wolałam tego nie robić). O tym pisałam tutaj.

Rozwiązanie jest proste. Otóż MIT dnia zapisuję wieczorem na małej kartce papieru. Zanim wejdę rano do Nozbe, robię to, co mam na tej kartce.

Do MIT-ów tygodnia i miesiąca używam tradycyjnej, korkowej tablicy. Jak łatwo się domyślić nie ma na niej zbyt wiele kartek. Lubię sobie do niej podchodzić, bo pięknie obrazuje, na czym powinnam się skupić i co jest moim najbliższym (tj. tygodniowym i miesięcznym) celem.

Błąd 6: Brak daty i czasu wykonania zadań

Kiedyś dodawałam wszystko bez ładu i składu, a dopiero później jakoś to segregowałam.

Obecnie, jeśli dodaję jakieś zadanie to nadaję mu czas potrzebny na jego wykonanie i datę (jeśli znam), bo na świeżo zawsze jest szybciej. Ewentualna korekta jest łatwiejsza niż myślenie od początku.

Błąd 7: Dodawanie pomysłów jako zadań

Patrz: Błąd 6. Aktualnie, jeśli coś jest pomysłem (a nie zadaniem) to zapisuję je w innym miejscu i robiąc przegląd tygodnia ustalam (ważne: nie zostawiamy na kolejny przegląd lub na później!), co z tym czymś zrobić. Najczęściej po tygodniu okazuje się, że pomysł wcale nie jest taki super (z różnych powodów) i spokojnie można z niego zrezygnować.

Błąd 8: Błędne szacowanie czasu

Musisz wiedzieć, że jestem mistrzem w błędnym szacowaniu czasu (nie wierzysz, zapytaj Jedynego). Jeśli coś zajmie 60 minut, ja ustawiam sobie czas w Nozbe na 15 minut, a potem zmieniam na… 5 minut, no bo bez przesady, przecież to aż tyle mi to nie zajmie. Efekt był taki, że ZAWSZE miałam zadania, których nie zdążyłam zrobić. I to nie jedno, ale prawie wszystkie. :)

Rozwiązanie było dość proste tzn. niektóre czynności skonsultowałam z Jedynym tzn. ile w jego ocenie to może zająć. Natomiast przy rutynowych czynnościach zaczęłam mierzyć czas. Te dwa elementy pozwoliły mi z grubsza zorientować się, co i ile czasu mi zajmuje i wywnioskować, ile będą zajmowały mi różne inne zadania w przyszłości.

Błąd 9: Założenie, że życie jest przewidywalne

Do niedawna żyłam w przekonaniu, że życie jest dość spokojne i przewidywalne. Aż zachorowałam i doznałam olśnienia. Następnie zmieniłam dilera ;) i patrzę na wszystko inaczej.

Błąd 10: Brak priorytetów zadań (1,2,3)

Kiedyś wydawało mi się, że zajmuję się pierdołami albo zadaniami powtarzalnymi (patrz: Błąd 4). I tak oto testowo podzieliłam sobie zadania w jednym projekcie zadania według schematu 1,2,3, czyli 1 to ważne, 2 średnie, 3 to najmniej ważne. Okazało się, że 90% zadań należy do… 3 kategorii. :) To ładnie zobrazowało wartość mojej pracy i pozwoliło wyciągnąć wnioski.

Błąd 11: Używanie kontekstów

Używanie kontekstów powodowało, że moim głównym zajęciem było jak najlepsze zoptymalizowanie pracy. Efekt był jednak odwrotny, bo mnóstwo czasu poświęcałam na segregowanie i optymalizowanie, a nie na rzeczywistą pracę i częściej patrzyłam na konteksty niż na projekty, przez co gubił mi się cel. Celem jest realizacja projektów, a nie zgrupowanie (często bezsensownych zadań!), ale w jeden temat.

Aktualnie nie używam kontekstów, choć obecnie testuję używanie dwóch tj. „praca” i „po pracy”, aby dzięki filtrowaniu kontekstów, zrobić dwie listy zadań. Szerzej o tym pisałam tutaj.

Błąd 12: Brak kalendarza

Kiedyś wybieram to, czym zajmę się w danym tygodniu, bez podziału na dni. Nie sprawdza się. Przy przeglądzie tygodnia wolę ustalić konkretnie, że poniedziałek to, to, to, we wtorek to, to, to.

Podobnie miałam przy nauce języków obcych – rozwiązanie „dokładny plan dnia” (co robię danego dnia, data i o której) kontra „plan tygodniowy” (co chcę zrobić w danym tygodniu, bez podziału, kiedy to zrobię). Też się nie sprawdza.

Lubię konkret. Nawet jak nie zdążę to nie szkodzi, ale przynajmniej mam jakiś punkt odniesienia i wyznaczony rytm dnia.

2 konteksty, które uratowały mi życie

Pisałam już pewnie, że nie używam kontekstów. Ale życie jest brutalne i musiałam się z nimi przeprosić.

Aktualnie używam dwóch kontekstów (kategorii): „praca” i „po pracy”.

Ale po co?

Ostatnio, z przyczyn życiowych, miałam i nadal mam dużo rzeczy do zrobienia po pracy. W efekcie zaczęło wychodzić tak, że cały dzień tyrałam w domu/dla domu/przed domem/wokół domu, a praca to tak, jak mi się zachce, czyli wiadomo…

Dokonałam prostego wykorzystania kontekstów. Otóż, wszystkie zadania na liście do zrobienia danego dnia przypisałam do dwóch kontekstów „praca” i „po pracy”. Banał. Ale jak działa!

I tak oto, będąc w „Next actions” (w Nozbe: Next actions = Priorytety), czyli w miejscu, gdzie mam listę zadań do zrobienia na dziś, włączam filtrowanie i filtruję po kontekście (w Nozbe: Context = Kategoria). Wybieram więc kontekst „praca” i tam już ustawiam sobie kolejność zadań.

Z grubsza wygląda to tak:

desktop_osx
(źródło: Pomoc Nozbe, modyfikacja: PK, oryginał pliku: tutaj)

Po pracy filtruję według kontekstu „po pracy” i ustawiam kolejność zadań.

3 powody, dla których właśnie tak, a nie inaczej

1) Zadania są rozproszone po projektach

Otóż, jak wiemy zadania są w projektach. W praktyce mnóstwo zadań (związanych z pracą i po pracy) jest rozrzuconych po różnych projektach. Jeśli ustalasz sobie plan następnego dnia i wybierasz zadania, które chcesz zrobić w pracy i po pracy to zasadniczo nie ma możliwości, aby te dwie listy rozdzielić (chyba że najpierw wybierasz zadania do pracy, a dopiero po pracy robisz drugą listę – zadań po pracy).

2) Zadania prywatne i firmowe mieszają się

Teoretycznie na liście mogę mieć wymieszane zadania z pracy i po pracy, ale nie do końca podoba mi się robienie różnych czynności prywatnych w trakcie pracy.

Albo inaczej – fajnie, że jest taka możliwość, że można sobie wyskoczyć na rower albo do sklepu i to bardzo lubię, ale w pewnym momencie, gdy z jakiegoś powodu (u mnie: przeprowadzka) tych prywatnych rzeczy robi się za dużo, praca schodzi na dalszy plan i wtedy:
– albo nie pracujesz w ogóle (cały czas poświęcasz na rzeczy poza pracą),
– albo pracujesz po nocach, bo przecież cały dzień robiłeś prywatę.

3) Sumowanie ilości i czasu zadań

Nozbe, którego używam już 6 lat, jest mnóstwo możliwości sortowania, filtrowania i w ogóle cudów.

Wystarczy więc stworzyć listę zadań na dziś, a następnie ustalić, które zadania są do zrobienia w pracy i po pracy. Mając te dwa konteksty, po przefiltrowaniu kontekstem, licznik jest taki mądry, że wyświetla:
– ilość zadań w tym wybranym kontekście,
– łączny czas zadań (tak, ustawiamy każdemu zadaniu czas jego wykonania).

Zatem, będąc w kontekście „praca” widzę dokładnie, ile mam tam zadań w pracy i jak dużo czasu mi zajmą. Następnie przełączam się do kontekstu „po pracy” i widzę te same informacje dla tego widoku.

I tym sposobem uwidaczniają się cuda: w pracy zadań na 15 minut, a prywatnych na 15 godzin. ;)