12 błędów w produktywności, które popełniłam

Błąd 1: Utrzymywanie różnych projektów

Fajnie jest mieć w portfolio 15 sklepów internetowych i zgrywać wielkiego biznesmena. W praktyce działa zasada Pareto.

Bardzo dużo kosztowało mnie i nadal kosztuje:
– zamykanie istniejących projektów, które owszem przynoszą zyski, ale czas na ich obsługę jest niewspółmierny do owych zysków,
– zamykanie projektów niedokończonych, które nigdy już nie zostaną dokończone (bo straciły na aktualności, bo przestały mnie interesować, bo świat się zmienił, bo skoro nie zrobiłam czegoś przez 3 lata to dlaczego nagle miałabym to teraz zrobić?),
– patrzenie na to, co robię chłodnym okiem, a nie emocjami i sentymentami (bardzo trudne, cały czas się tego uczę).

Zaprzyjaźniłam się ze swoim mózgiem, kalkulatorem i Excelem. Jeśli wpada mi do głowy jakiś pomysł albo zaczynam mieć do czynienia z doradcami, odpalam kalkulator, liczę, opieram o dotychczasową wiedzę i doświadczenie oraz konsultuję to z Jedynym (umysł ścisły). I na 99,9% spraw ma od razu odpowiedź.

Błąd 2: Brak pytań o cel

Często łapałam się na tym, że nie wiem, co mam zrobić. Ale nie dlatego, że w Nozbe nie mam zadań, ale dlatego że 90% zadań, które tam było to:
– niezrealizowane projekty, które straciły już na aktualności,
– zadania, które nie mają żadnego związku z moim głównym celem,
– pomysły sprzed kilku lat,
– tysiące pomysłów, które są super, ale życie jest za krótkie, żeby to wszystko zrealizować.

Po zadaniu sobie pytania o aktualny cel i odsianiu całej reszty, nagle zrobiło się pusto (odsiewamy przenosząc wszystko do utworzonego projektu o nazwie „do usunięcia”; po opadnięciu emocji, za jakiś czas, bez problemu go usuniesz). Pusto i lekko. I twórczo, bo wiem, co teraz robię i mogę skupić się na celu.

Błąd 3: Przegląd tygodnia na odwal się

Dlaczego? Bo było tego za dużo! W praktyce przy przeglądzie wychodziło, że:
– zapisuję bardzo dużo, ale życia mi nie starczy, żeby to zrealizować,
– zapisuję i chcę robić pierdoły (bo są lekkie, łatwe, przyjemne i fajne),
– zajmuję się za dużą ilością rzeczy,
– mam dużo projektów, których nie zrealizuję (patrz: Błąd 1) i ich widok wpędza mnie w depresję.

Po zrobieniu porządku (patrz: Błąd 2), przegląd zaczął spełniać swoją pierwotną funkcję.

Błąd 4: Zadania powtarzalne w głównych projektach

Na zadania powtarzalne mam osobne projekty o nazwie „proza”. Dlaczego tak? Otóż nie chcę tych zadań oglądać w głównych projektach. I tak oto:
– „proza dom” to, np. wstawienie prania,
– „proza firma” to, np. wystawienie faktury.

W każdej prozie mam po kilkadziesiąt zadań! Zdziwisz się, jak sobie je wydzielisz do osobnego projektu i nagle okaże się, że 3/4 Twoich zadań to właśnie takie bezsensowne, rutynowe czynności, które można albo komuś zlecić, albo zautomatyzować.

I co najważniejsze – ich wydzielenie powoduje, że w projektach nie widzisz takich bzdetów, które do niczego Cię nie prowadzą. Bo – powiedzmy sobie szczerze – 99% rutynowych czynności do niczego nie prowadzi i nie ma sensu, ale trzeba je robić.

Błąd 5: Brak MIT dnia

Z uwagi na to, że zaczęły mnie przytłaczać niezrealizowane zadania, porzuciłam MIT dnia, bo z natłoku zadań nie byłam w stanie ich wyodrębnić (tzn. mogłabym przeczytać całą listę zadań do wykonania i je znaleźć, ale jej czytanie było tak dołujące, że wolałam tego nie robić). O tym pisałam tutaj.

Rozwiązanie jest proste. Otóż MIT dnia zapisuję wieczorem na małej kartce papieru. Zanim wejdę rano do Nozbe, robię to, co mam na tej kartce.

Do MIT-ów tygodnia i miesiąca używam tradycyjnej, korkowej tablicy. Jak łatwo się domyślić nie ma na niej zbyt wiele kartek. Lubię sobie do niej podchodzić, bo pięknie obrazuje, na czym powinnam się skupić i co jest moim najbliższym (tj. tygodniowym i miesięcznym) celem.

Błąd 6: Brak daty i czasu wykonania zadań

Kiedyś dodawałam wszystko bez ładu i składu, a dopiero później jakoś to segregowałam.

Obecnie, jeśli dodaję jakieś zadanie to nadaję mu czas potrzebny na jego wykonanie i datę (jeśli znam), bo na świeżo zawsze jest szybciej. Ewentualna korekta jest łatwiejsza niż myślenie od początku.

Błąd 7: Dodawanie pomysłów jako zadań

Patrz: Błąd 6. Aktualnie, jeśli coś jest pomysłem (a nie zadaniem) to zapisuję je w innym miejscu i robiąc przegląd tygodnia ustalam (ważne: nie zostawiamy na kolejny przegląd lub na później!), co z tym czymś zrobić. Najczęściej po tygodniu okazuje się, że pomysł wcale nie jest taki super (z różnych powodów) i spokojnie można z niego zrezygnować.

Błąd 8: Błędne szacowanie czasu

Musisz wiedzieć, że jestem mistrzem w błędnym szacowaniu czasu (nie wierzysz, zapytaj Jedynego). Jeśli coś zajmie 60 minut, ja ustawiam sobie czas w Nozbe na 15 minut, a potem zmieniam na… 5 minut, no bo bez przesady, przecież to aż tyle mi to nie zajmie. Efekt był taki, że ZAWSZE miałam zadania, których nie zdążyłam zrobić. I to nie jedno, ale prawie wszystkie. :)

Rozwiązanie było dość proste tzn. niektóre czynności skonsultowałam z Jedynym tzn. ile w jego ocenie to może zająć. Natomiast przy rutynowych czynnościach zaczęłam mierzyć czas. Te dwa elementy pozwoliły mi z grubsza zorientować się, co i ile czasu mi zajmuje i wywnioskować, ile będą zajmowały mi różne inne zadania w przyszłości.

Błąd 9: Założenie, że życie jest przewidywalne

Do niedawna żyłam w przekonaniu, że życie jest dość spokojne i przewidywalne. Aż zachorowałam i doznałam olśnienia. Następnie zmieniłam dilera ;) i patrzę na wszystko inaczej.

Błąd 10: Brak priorytetów zadań (1,2,3)

Kiedyś wydawało mi się, że zajmuję się pierdołami albo zadaniami powtarzalnymi (patrz: Błąd 4). I tak oto testowo podzieliłam sobie zadania w jednym projekcie zadania według schematu 1,2,3, czyli 1 to ważne, 2 średnie, 3 to najmniej ważne. Okazało się, że 90% zadań należy do… 3 kategorii. :) To ładnie zobrazowało wartość mojej pracy i pozwoliło wyciągnąć wnioski.

Błąd 11: Używanie kontekstów

Używanie kontekstów powodowało, że moim głównym zajęciem było jak najlepsze zoptymalizowanie pracy. Efekt był jednak odwrotny, bo mnóstwo czasu poświęcałam na segregowanie i optymalizowanie, a nie na rzeczywistą pracę i częściej patrzyłam na konteksty niż na projekty, przez co gubił mi się cel. Celem jest realizacja projektów, a nie zgrupowanie (często bezsensownych zadań!), ale w jeden temat.

Aktualnie nie używam kontekstów, choć obecnie testuję używanie dwóch tj. „praca” i „po pracy”, aby dzięki filtrowaniu kontekstów, zrobić dwie listy zadań. Szerzej o tym pisałam tutaj.

Błąd 12: Brak kalendarza

Kiedyś wybieram to, czym zajmę się w danym tygodniu, bez podziału na dni. Nie sprawdza się. Przy przeglądzie tygodnia wolę ustalić konkretnie, że poniedziałek to, to, to, we wtorek to, to, to.

Podobnie miałam przy nauce języków obcych – rozwiązanie „dokładny plan dnia” (co robię danego dnia, data i o której) kontra „plan tygodniowy” (co chcę zrobić w danym tygodniu, bez podziału, kiedy to zrobię). Też się nie sprawdza.

Lubię konkret. Nawet jak nie zdążę to nie szkodzi, ale przynajmniej mam jakiś punkt odniesienia i wyznaczony rytm dnia.

Aktywny czy produktywny?

Gdy chodziłam do szkoły to bardzo porównywałam się do rówieśników. I zawsze wychodziło mi, że nie dość, że jestem brzydka to jeszcze tak mało robię. Byłam wtedy rzecznikiem prasowym pewnej młodzieżówki politycznej (grzechy młodości), pisałam artykuły do ogólnopolskich gazet papierowych, potem do serwisów internetowych, próbowałam sił w biznesie, ale wydawało mi się, że to, co robię to jest nic w porównaniu z innymi.

Owi inni byli tacy zabiegani, nie mieli na nic czasu, wszyscy o nich i ich aktywności ciągle mówili. A mi wszystko przychodziło spokojnie, było rozplanowane, odbywało się po cichu, na wszystko miałam czas i prawie nikt nie wiedział, co robię po szkole.

I któregoś dnia gdzieś przeczytałam mądre zdanie: „Czy jesteś aktywny czy produktywny?”. To zdanie naprawdę uratowało wtedy moją psychikę.

Chciałabym, abyś Czytelniku zapamiętał to pytanie:

Jestem aktywny czy produktywny?

Czyli na przykład:

– Czy zaczynasz sto rzeczy i żadnej nie kończysz, czy może wybierasz kilka najlepiej rokujących i poświęcasz im swoją uwagę?

– Czy robisz to, co inni, choć wiesz, że to nie przyniesie Ci korzyści czy może robisz to, co Ty osobiście uważasz dla siebie za korzystne?

– Czy masz mnóstwo powierzchownych znajomości czy może niewielu przyjaciół, na których wiesz, że zawsze możesz liczyć?

– Czy zajmujesz się milionami spraw, czy może ustalasz priorytety i zajmujesz się tym, co pcha Cię do przodu?

– Czy opowiadasz o swojej firmie na branżowych konferencjach czy może tworzysz dobry produkt i opowiadasz o nim w swojej grupie docelowej?

Przy okazji przypomniało mi się fajne hasło o produktywności:
Niektórzy opowiadają o seksie, a inni go po prostu uprawiają.

Ale wracając do fajności autora tego bloga… Kiedy spotkałam po latach tych „aktywnych” to okazało się, że z tej ich aktywności nic nie wyniknęło. Byli aktywni, a nie produktywni. Robili dużo szumu wokół małych aktywności i nie angażowali się na dłużej (bo to wymaga cierpliwości, konsekwencji i pasji do tego tematu, a nie powierzchownego działania na pokaz). W efekcie nie udało im się zbudować nic trwałego. Nikomu.

Podsumowanie

Bądź produktywny.

Rób swoje w ciszy i spokoju.

A póżniej zbieraj owoce.

Zebrane owoce najlepiej smakują, kiedy konsumuje się je z uśmiechem na twarzy i w gronie najbliższych (rodziny, przyjaciół).

Jak sobie radzić z irytującymi doradcami?

Są takiej sytuacje w życiu, że inni uważają, że w Twojej sprawie, wiedzą lepiej niż Ty. Jakkolwiek absurdalne zjawisko to jednak powszechne. Dotyczy to różnych decyzji czy wyborów w życiu zawodowym i osobistym.

Przez pół życia doprowadzało mnie do szału takie wszechobecne doradztwo każdego na każdy temat. Obecnie mnie to nie rusza, bo wyrobiłam sobie fajny sposób radzenia z tym. Oto on.

Oni naprawdę troszczą się o Ciebie

Postawę „Ja wiem lepiej od Ciebie co jest dla Ciebie dobre” traktuję jako przejaw autentycznej troski. I takie podejście od razu zmieniło moje nastawienie do tego typu sytuacji.

Zakładaj, że żaden dobry znajomy lub rodzina nie chce Ci zaszkodzić, a jedynie martwi się o Ciebie i Twoje decyzje. Ci ludzie naprawdę uważają, że marnujemy swoje życie (zawodowe lub prywatne) i dlatego wyruszają ze swoją misją ratunkową. :)

Co robić w takich sytuacjach?

1. Wysłuchaj

Te osoby nie są Tobą i to jest ich wada, ale też zaleta. Widzą świat inaczej niż Ty i dzięki temu możesz dowiedzieć się o czymś, czego ze swojej perspektywy nie widzisz.

Druga sprawa, jeśli ich wysłuchasz to będą przed sobą usprawiedliwieni, że zrobili, co mogli – przecież Cię ostrzegali, mówili, radzili, prosili, grozili, a Ty i tak swoje… Rozumiesz? :)

Jako że nie mam jeszcze dzieci, wszelkie doradztwo otoczenia póki co w większości przypadków dotyczy spraw zawodowych (jak będą dzieci to, wiadomo, dowiem się, że źle je wychowuję, bo ktoś tam swoje wychował i wie lepiej niż ja itd). W tym zawodowym doradztwie najwięcej wartościowych rzeczy można dowiedzieć się od osób, które prowadzą swoją firmę. Osoby, które pracują na etacie czy obserwują branżę, zawsze patrzą na świat inaczej niż przedsiębiorca.

Wokół mam wiele przykładów, gdzie firmy upadły, bo właściciel jak chorągiewka słuchał znajomych (którzy siedzą na etacie albo słyszeli, że znajomy znajomego) lub pojedynczych klientów (bo przecież klient ma zawsze rację…). I kiedy pomyślę sobie dzisiaj o tych wszystkich radach to – z ręką na sercu – gdybym ich posłuchała, mojej firmy już by nie było. Na szczęście mam ochotę ponosić konsekwencje swoich decyzji, a nie cudzych (bo w ostateczności to ja zbankrutuję, a ten doradzający nie poniesie żadnych konsekwencji). I o tym zawsze trzeba pamiętać.

2. Podejmij decyzję, co z tym zrobić

Osoby doradzające kierują się swoim doświadczeniem i wiedzą, którą posiadają z różnych źródeł, najczęściej typu „znajomy znajomego”. To oznacza, że nie znają Twojej firmy od środka, specyfiki branży czy specyfiki produktu (często jest tak, że może i jesteś w jakiejś branży, ale Twój produkt kierowany jest to ściśle określonej grupy w tej branży i ta grupa rządzi się swoimi prawami, które są inne niż obowiązujące w całej branży). Trzeba pamiętać, że to Ty najlepiej znasz swój produkt i odbiorców tego produktu.

Niby oczywiste, ale jak często się o tym zapomina i bierze pod uwagę zdanie ludzi, którzy są z innej bajki.

Podejmując decyzję, inną niż tą, którą Ci doradzają, narażasz się na ataki. Zawsze. Ja miałam przyjemność słyszeć np. „Głupia jesteś, nie znasz się na biznesie, tracisz dobry interes”. Cóż, takie zdanie zawsze, ale to zawsze utwierdza mnie w przekonaniu, że… mam rację, bo:

1. Jeśli mówi to osoba, która chce zrobić ze mną interes to na 100% mam pewność, że nie warto w to wchodzić. Jak interes jest słaby albo brakuje rozmówcy argumentów to zawsze pojawia się taki, że jesteś głupi, nie znasz się na biznesie albo że daleko z takim podejściem nie zajdziesz itp.

2. Jeśli mówi to osoba, która nie chce ze mną robić interesu, to spokojnie odpowiadam: „Jeśli to takie fajne to dlaczego sam tego nie zrobisz?”. I tu zaczyna się mnóstwo „ale”, bo kiedy taki doradzający mądraliński musi położyć na szali swoje życie, swoje pieniądze, swoją reputację, bezpieczeństwo swojej rodziny to ten super pomysł nagle traci na wartości. Dziwne, prawda? :)

Prowadzenie firmy nauczyło mnie myślenia pod kątem opłacalności, czyli siedzenia nad arkuszem i liczenia, a nie kierowania się emocjami typu: „O, fajne, zróbmy to”. Doradcy mają zwyczaj kierowania się emocjami albo zasłyszanymi półprawdami, a nie kalkulatorem. I dlatego właśnie są doradcami, a nie właścicielami firm.

3. Trzymaj rękę na pulsie

Obserwuj świat. Coś, co nie miało prawa istnieć kilka miesięcy temu albo było niemodne, dziś może być oczywistym standardem – dotyczy to zwłaszcza branży IT. Dlatego zapisuj pomysły, podpowiedzi, weryfikuj, aktualizuj, analizuj.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że coś z tego było dla Ciebie przydatne. A jeśli nie było, to chociaż utwierdziło Cię w przekonaniu, że inni – tak, jak Ty – też mają wokół siebie znawców wszystkiego i też muszą z tym jakoś żyć.