Zadanie w 5 minut

Gdzieś ostatnio czytałam o sposobie sprzątania w 5 minut. Generalnie lubię sprzątanie. Gotowanie też. I prasowanie też. Serio. Wszystkie te czynności sprawiają mi przyjemność, bo traktuję je jako odpoczynek od pracy (wiem, marnuję czas, powinnam komuś to zlecić i sama zająć się czymś naprawdę ekstra, bo wszystko, czego się dotkniemy musi być takie cool, wow i w ogóle; mam nadzieję, że wyczuwasz ironię).

Są jednak takie dni, kiedy nic się człowiekowi nie chce. Nic. Wtedy ustalam minutnik na 5 minut. Zasada jest taka:

Ile zrobię, to zrobię

Zaskakujące jest to, jak wiele można zrobić w pięć minut, żeby nie powiedzieć, że całą robotę można zrobić w pięć minut. Umycie łazienki (wanna, umywalka, lustro, krany, podłoga) – serio, zajęło mi to wszystko 5 minut! (fakt, tempo pracy było dość konkretne).

Podobnie jest w pracy, jeśli masz oddać raport szefowi za godzinę to będzie to najproduktywniejsza godzina w Twoim życiu i w tym czasie zrobisz więcej niż siedząc nad raportem przez ostatni tydzień.

Pięć minut stosuję też w pracy. Jeśli czegoś bardzo, ale to bardzo nie chcę mi się robić, ustalam, że zajmę się tym tylko przez 5 minut, a potem to się zobaczy. I kiedy wybija koniec pięciu minut, okazuje się, że albo jest prawie zrobione (wtedy dokańczam), albo robota idzie całkiem sprawnie (i robię dalej).

Prawie zrobione

Ulubione powiedzenie każdego leniucha to: „Mam to już prawie zrobione”.

I z takim stanem rzeczy („prawie zrobione”) leniuch najczęściej idzie sobie… odpocząć. Bo przecież „prawie skończył”.

Mili Państwo, bez względu na to, jaką pracę wykonujecie, „prawie zrobione” lub „90% zrobione” to nadal jest „niezrobione”.

Może trudno w to uwierzyć, ale „prawie zrobione” to nie to samo co „zrobione”.

Oczywiście, istnieją sytuacje, gdy „prawie zrobione” oznacza, że nie wszystko jeszcze działa i wygląda, ale można to już opublikować i z tego korzystać. Przykładem może być nowa szata graficzna serwisu. Za moich czasów dorzucało się jeszcze napis „beta” przy logo i takie „prawie zrobione” wisiało kolejne 5 lat. ;)

Zasada jest prosta

Dopóki efektu nie można pokazać światu, dla świata nadal jest to niezrobione i nie istnieje.

Proste? No chyba jednak nie…

Jeśli więc słyszę, że książka jest „prawie złożona” to nadal jest niezłożona, bo stanu „prawie” nie da się puścić do drukarni.

Albo ja, żeby nie było, że jestem święta. Jeśli tutaj piszę, że mam ileś tam wpisów do opublikowania, a mimo to nic się tu nie ukazuje, to efekt dla Czytelnika jest dokładnie taki sam, jakby tych brudnopisów nie było.

Zadanie na dziś

Zerknij, co tam masz „prawie zrobione” i… skończ to.

Zadanie pierwsze z brzegu

Wyobraź sobie taką sytuację: masz dużo przeterminowanych (niezrealizowanych) zadań i wszystkie wyglądają mało atrakcyjnie. Zadania są z różnych projektów, z różnymi kontekstami, najczęściej mało ważne (jeszcze) i ogólnie panuje tam wielki chaos. Odwlekasz ich wykonanie już kolejny tydzień i nagle dostrzegasz, że… one wcale nie znikają! Zadania odkładane nie robią się same. Szok! [szyderczy uśmiech]

Czy jest jakiś sposób, żeby pozbyć się tego balastu i wrócić do normalności?

Tak!

Technika nazywa się: Zadanie pierwsze z brzegu

Panie, ale o co chodzi?

To bardzo proste. Patrzysz na listę przeterminowanych zadań i zabierasz się za to, które jest na tej liście pierwsze. Bez względu na to, co to jest.

Jak pewnie Czytelnik zauważył, powyższe podejście jest przeciwieństwem, np. MIT-u dnia (najpierw rzeczy najważniejsze) czy pracy z kontekstami (pogrupuj wiele małych elementów, które coś łączy i wykonaj je zbiorczo).

Trzeba jednak pamiętać, że stosowanie zawsze jednego schematu powoduje, że zwyczajnie staje się on nudny i nieskuteczny, dlatego trzeba wymyślać nowe techniki i stosować wszystko na przemian – w zależności od okoliczności, sytuacji czy nastroju.

Dlaczego ta technika jest fajna?

– pozwala zabrać się do pracy tu i teraz (zobacz: szukanie zadania idealnego tzn. ważnego i jednocześnie łatwego, zwykle kończy się tak, że w połowie czytania listy jesteśmy już zmęczeni i w efekcie za nic się nie zabieramy),

– eliminuje przeglądanie listy niezrealizowanych zadań (mając gorszy dzień można się jeszcze bardziej zdołować, ile to jest do zrobienia i… znowu odłożyć na później),

– eliminuje pokusę przypisywania kontekstów (znowu: czytanie długiej listy, nadawanie kontekstów i wybieranie, czym się zająć… i tak mijają kolejne godziny, a energia do pracy spada).

Jak ja to robię?

Odpalam widok kalendarza w Nozbe, w którym w pierwszej kolejności wyświetlają się przeterminowane zadania. Czytam pierwsze zadanie, które jest akurat na liście.

To kluczowy moment. Cokolwiek jest tym pierwszym zadaniem, wiem, że muszę się za to zabrać.

Zwykle jednak na widok pierwszego z brzegu zadania już lecę wzrokiem w dół listy, w poszukiwaniu czegoś łatwiejszego. I wtedy odzywa się znany mi głos wewnętrzny:

– Laska, w ch**a se lecisz? Miało być pierwsze zadanie!
– Ale… ale…
– No ja pier**le, znowu zaczynasz?!
– Ale…
– No słucham, co za wymówkę wymyślisz! No, słucham?!
– Booooo to pierwsze zadanie wymaga myślenia.
– A co w życiu nie wymaga myślenia?
– Yyyy…
– Dobra, nie myśl już, bo się zmęczysz. Ja Ci podpowiem. Sytuacja wygląda tak: Masz zrobić pierwsze zadanie z brzegu. Nie masz nic ciekawszego do roboty. Świat wokół nie istnieje. Jest tylko to zadanie, które, nawet jeśli wymaga myślenia, nie zmienia to sytuacji, że jest przeterminowane i trzeba je zrobić. Zasadnicze pytanie: Czy widzisz tu kogoś, kto mógłby zrobić to za Ciebie?
– Nie.
– Czyli?
– Yyyyy… yyyy… hmmmm… Samo się nie zrobi?
– Tak, dokładnie, samo się nie zrobi. Przerabialiśmy to już! Jasne?!
– Tak, szefie, przepraszam [skruszona Patrycja]
– Więc, skoro już tu jesteśmy, już dotknęliśmy tego tematu, już podjęłaś trud zmierzenia się z tym, to jakie następne kroki należy wykonać, aby zrealizować to zadanie, zamknąć temat, zapomnieć o nim i iść do przodu?

I tu już jesteśmy w domu. Najgorsze za mną. W tym momencie zaczynam rozkładać zadanie na mniejsze kroki.

Jeśli okazuje się, że realizacja zadania uzależniona jest np. od odpowiedzi innej osoby (przesłanie dokumentu, sprawdzenie czegoś), to zadanie wykonuję aż do etapu (kroku), w którym mogę powiedzieć: „Dobra, na tę chwilę mogę tyle, teraz czekam na odpowiedź”.

Ustawiam monitoring, czyli np. zadanie na jutro, żeby sprawdzić, czy dana osoba już się tym zajęła i czy ja mogę robić dalej, aby zakończyć to zadanie.

Uwagi

Proszę Czytelnika, aby nie zadawał mi pytania pt. „Czy to się jakoś leczy?” lub „Podaj numer do swojego dilera, też chcę słyszeć takie głosy”.

Jak wiesz z wcześniejszych wpisów, zawsze staram się nie tylko zadawać sobie niewygodne pytania, ale też bawić swoimi problemami i rozluźniać sobie atmosferę. To, przynajmniej u mnie, pomaga i naprawdę działa.

Zadanie na teraz

Zerknij na listę przeterminowanych zadań. I zacznij realizować pierwsze z brzegu.