Nozbe używam od 2009 roku, czyli już 6 lat. Jak to się zaczęło, możesz przeczytać tutaj.
Jak łatwo się domyślić, na przestrzeni tych lat moje życie prywatne i zawodowe zmieniło się, więc sposób używania Nozbe również się zmieniał. Ba! Samo narzędzie także się zmieniło, bo świat się zmienił (smartfony, aplikacje itp.).
Jeśli czytałeś ten wpis, to pamiętasz, że na przestrzeni lat popełniłam kilka błędów związanych z produktywnością i użytkowaniem Nozbe.
Nie jest to wina narzędzia tylko moja. Trudno zrzucać winę na program, choć wiem, że są tacy, którzy za swoje nieróbstwo lub brak wizji obwiniają wszystko wokół, w tym także… narzędzia do zarządzania zadaniami.
Jak zatem używam Nozbe?
Tylko do zadań (w tym także delegowania zadań)
Kiedyś popełniałam błąd, że wpisywałam w Nozbe wszystko. W efekcie powstał jeden wielki bałagan, bo zamiast robić solidny przegląd tygodnia, musiałam albo przebijać się przez starocie, pomysły, plany, marzenia, listy kontrolne, albo większość omijać i bić się z wyrzutami sumienia, zamiast po prostu wyznaczyć, co mam zrobić w przyszłym tygodniu.
W pewnym momencie wzięłam się za porządek (o tym w dalszej części wpisu) i zrobiło się od razu lepiej.
Aktualnie wszystkie pomysły, plany, ciekawe rzeczy itp. zapisuję w Evernote.
Systematycznie przeglądam je i podejmuję decyzję, co z tym pomysłem robimy. Jeśli robimy to robimy (rozpisujemy, ustalamy i to właśnie jest wpisywane do Nozbe). Jeśli nie, wyrzucam do kosza w Evernote.
Z perspektywy czasu widzę, że zostawianie rzekomych, genialnych pomysłów nie ma żadnego sensu. Co jakiś czas przeglądam też to, co zostało wyrzucone go kosza i jeszcze nie zdarzyło się, aby wśród tego znalazło się coś, co zostałoby przywrócone do realizacji.
Czy to na pewno jest projekt?
Dwa razy zastanawiam się, czy dany temat zasługuje na miano projektu. Być może lepiej i czytelniej będzie ogarnąć temat jako jedno zadanie tzn. zapisać zadanie, ustawić mu powtarzanie, np. co 2 dni, a w komentarzu zrobić klikalną listę kontrolną.
Fajnie mieć projekty, a najlepiej dużo, bo dają złudzenie porządku (złudzenie!) no i to tak dobrze o nas świadczy, że tyle robimy, jest mnóstwo zadań…
Mam mało projektów, a w nich tylko zadania
Aktualnie mam 23 projekty. Jest to duży spadek, bo do niedawna miałam ich… 80. I nie dlatego, że tyle robiłam, ale dlatego, że cała reszta stanowiła skupisko wszystkiego (o czym pisałam na początku wpisu). Te 23 to są faktycznie te, nad którymi pracuję i które tak naprawdę przeglądałam przy przeglądzie.
Dodatkowo, te projekty, które pozostały, zostały oczyszczone (sprawy przeniesione do Evernote albo usunięte, bo są bez sensu lub nieaktualne). W ten sposób w projektach, których jest już mniej, nie ma też kilkuset (!) wpisów, ale tylko i wyłącznie zadania.
W ten sposób przegląd tygodnia nie jest już traumatycznym doświadczeniem.
Listy kontrolne, notatki, ciekawe rzeczy – w Evernote
Wszelkie listy kontrolne, pomysły, niezrealizowane tematy przeniosłam do Evernote.
Przykład czegoś, co nie powinno być w Nozbe, ale było w formie projektu to: lista kontrolna pakowania się na wyjazd. Tej listy używam od lat, w jej treści niewiele się zmienia.
Są zwolennicy ustawienia etykiety „listy kontrolne” i trzymania każdej listy w formie projektu, ale ja chcę mieć tylko to, co jest w Nozbe niezbędne na co dzień.
Przykład czegoś, co nie powinno być w Nozbe, ale jest: projekt o nazwie „święta”, w którym trzymam informacje o świętach i urodzinach – na co dzień nie używam kalendarza, więc ten projekt musi być.
Używam schematu dnia
W określonych godzinach robię te same rzeczy, więc mam ustawione zadania powtarzalne, które stanowią schemat dnia, np. o określonej godzinie zabieram się za MIT-y dnia.
W ogóle, w pierwszej kolejności zawsze definiuję MIT-y dnia.
Mając takie ramy (MIT-y dnia oraz zadania powtarzalne), łatwiej jest mi upychać między to wszystko jakieś inne zadania.
Pamiętasz tę zasadę, że najpierw wkładamy do naczynia duże kamienie (MIT dnia), a dopiero potem zasypujemy to piaskiem (mniejsze sprawy)? Jak zrobisz odwrotnie, czyli najpierw nasypiesz piasek, to duże kamienie nie zmieszczą się już w naczyniu!
Robię przegląd tygodnia w piątek
Cztery lata temu pisałam, że zmieniłam dzień przeglądu na piątek. Bywało różnie, bo czasami wychodziło tak, że napalałam się fajnymi zadaniami, a trzeba było czekać z ich realizacją do poniedziałku.
Obecnie jestem na takim etapie życia, że przegląd w piątek jest nadal super, ale nie mam już problemu, że niezdrowo podniecam się zadaniami, które mnie czekają w przyszłym tygodniu. Mimo że bardzo lubię swoją pracę to zadania są i nie uciekną, a widoki za oknem jakoś zawsze są ciekawsze i… uciekną!
Zadania powtarzalne są w osobnych projektach
Na zadania powtarzalne mam osobne projekty o nazwie „proza”. Opisałam to tutaj (punkt 4).
Ustawiam od razu czas wykonania zadania
Opisałam to tutaj (punkt 8).
Używam tylko 2-3 kontekstów
Opisałam to tutaj (punkt 11).
Do powyższej treści dodam, że obecnie używam trzech kontekstów tj. praca, po pracy (aby zrobić dwie listy), a MIT jest trochę tak dodatkowo.
Używam sortowania i filtrowania
Długo nie używałam tych bajerów, ale okazały się bardzo przydatne od kiedy używam dwóch list i kontekstów: „praca”, „po pracy”.
Dodatkowo przydają się kiedy pojawi się kilkudniowy zastój i trzeba jakoś ogarnąć tę większą ilość zadań.
Przypisanie pracy do… pracy
Często robiłam tak, że jakaś czynność była przeze mnie przypisywana do czasu „po pracy”, choć w rzeczywistości była związana pracą, np. dokształcanie się w swojej branży.
W ten sposób próbowałam oszukać siebie, że to, co robię, to nie jest praca. I tak, zamiast po pracy czytać ciekawą, relaksującą książkę, ja czytałam to, co związane z praca.
W efekcie wychodziło tak, że czas po pracy nie dawał mi żadnej okazji do wytchnienia, bo temat pracy był obecny cały czas tylko w nieco innej, podstępnie nieukrytej formie.
Obecnie mam wyznaczone dni i godziny na zadania związane z dokształcaniem się i odbywa się to tylko i wyłącznie w ramach godzin pracy.
Bardzo pilnuję schematu 3×8
8 godzin pracy, 8 godzin po pracy, 8 godzin snu. Pisałam o tym tutaj.
Robiąc listy zadań, jak pisałam wcześniej, stosuję kontekst „praca” i „po pracy”. Na sen – uwaga, uwaga – nie stosuję żadnego kontekstu! ;)
Rozdzielam zadania na konkretne dni, a nie na dany tydzień
Mam ustalony MIT tygodnia, więc wiem, co jest najważniejsze w danym tygodniu. Wybierając zadania od razu przypisuję je do danego dnia i mam konkretnie: w poniedziałek to i to, we wtorek to i to.
Są zwolennicy innej metody tzn. jest MIT tygodnia i do tego lista zadań i codziennie wybierają sobie, ile i które zrobią, pamiętając, że muszą wszystko zrobić do końca tygodnia. Ja tak nie działam, ponieważ wolę konkret i lepiej pracuje mi się mając małe kroki przed sobą, rozłożone na konkretne dni. I nawet jeśli nastąpią jakieś poślizgi czasowe to jednak mam punkt odniesienia.
Używam Nozbe tylko na dwóch urządzeniach
Aplikacja na Windows: Komputera używam w pracy i wtedy korzystam głównie z listy „praca”.
Aplikacja na iPhone: Służy głównie do listy „po pracy”.
Przegląd tygodnia robię zawsze na komputerze, bo jest wygodniej.
Są różne możliwości korzystania z Nozbe:
– przez przeglądarkę (bez względu na system i urządzenie),
– iOS (iPhone, iPad),
– OSX (Mac),
– Apple Watch,
– Windows,
– Linux,
– Windows Phone (beta).
Ja używam tylko na komputerze (apka na Windows) i telefonie (apka na iPhone).
Jest dużo opcji, ale świadomie ich nie używam
1. Obecnie nie używam etykiet (labeli), ale używam kolorowania projektów i prawdopodobnie to powoduje, że etykiety nie są mi potrzebne.
Dany kolor ma kilka projektów powiązanych ze sobą i na liście są one ustawione obok siebie. Moja lista projektów jest więc krótka (23) i estetyczna (sześć kolorów, kolory ustawione „w blokach”).
Przykład kolorowania projektów i ustawiania ich kolorami „w blokach”:
2. Staram się jak najmniej czasu poświęcać na obsługę Nozbe, czyli te wszystkie etykiety, tagi, notatki, integracje, zaawansowane opcje w komentarzach, różne cuda.
Nozbe ma mnóstwo opcji i to jest super, bo zawsze lepiej mieć jakieś opcje niż ich nie mieć i są momenty, że coś, z czego do tej pory się nie korzystało, zaczyna być przydatne (u mnie: sortowanie i filtrowanie).
Jednak na co dzień lepiej unikać wpadania w wir wykorzystywania wszystkiego, co jest dostępne (na zasadzie: bo jest to dlaczego nie?), bo to powoduje, że zamiast realizować zadania, skupiasz się na kategoryzowani i porządkowaniu, a nie na robieniu.
Prawda jest taka, że naturalnie zaczniesz używać jakiejś funkcji, kiedy będzie Ci ona potrzebna. I nawet nie musisz teraz jej szukać, bo jak tylko pojawi się potrzeba to zaczniesz szukać tej funkcji i – zgadnij co? – znajdziesz tę funkcję od razu, bo ona tam po prostu już będzie! :)
Święta jako zadania
Moje zajęcie na początku każdego roku to zaktualizowanie projektu „święta”, w którym mam zapisane różne święta i urodziny. Te rzeczy są wpisane jako zadania. Nie da się inaczej, jeśli nie używa się kalendarza.
A że niektóre święta są tzw. ruchome to zawsze muszę przejrzeć i pozmieniać daty na bieżący rok.
Ustawiam więc święto w dniu owego święta oraz dodatkowe – odpowiednio wcześniej, np. w przypadku urodzin, aby zdążyć wysłać kartę lub kupić prezent.
Od 6 lat używam
