narzędzia

Aplikacja: Evernote

Z Evernote intensywnie korzystam dość krótko, więc wpis będzie krótki.

Dlaczego Evernote?

Czyszcząc Nozbe i Pocket wszystkie elementy, które nie pasowały do tych narzędzi należało gdzieś umieścić i mieć do nich łatwy dostęp, najlepiej z różnych urządzeń.

W pierwszym odruchu pojawił się pomysł rozdrobnienia się na różne narzędzia, np. do przepisów kulinarnych coś, do zakładek coś, do archwum ciekawych tekstów coś, do list zakupowych coś. I tak dalej.

Ostatecznie uznałam, że lepiej mieć jedno narzędzie, które może i nie jest idealne (np. średnio nadaje się do przechowywania adresów stron), ale do pozostałych rzeczy (notatki) nadaje się rewelacyjnie.

Inaczej mówiąc, świadomie wybieram niekoniecznie w 100% idealne narzędzie, ale lepiej brać to, co jest i mieć porządek niż żyć w nieuporządkowanym świecie i cały czas denerwować się, że jeszcze nie znalazłam idealnego narzędzia. Jeśli pojawi się coś lepszego albo wpadnę na lepszy pomysł, to wtedy zmienię. A co porządek już mam to mam.

Evernote cały czas mnie przeraża…

… ilością funkcji i mnogością zastosowań. Ciekawe serie wpisów o zastosowaniu Evernote:

Ograniczam się więc tylko do tego, co jest mi potrzebne tu i teraz. Nie używam wszystkich funkcji tylko dlatego że są.

Wyprzedzając również problemy, o których wspomniałam przy Pocket, zadałam sobie pytanie, do czego ma mi służyć to narzędzie i w jaki sposób będę z niego korzystać.

Dlatego przestrzegam Czytelnika, aby po zapoznaniu się z zastosowaniem Evernote przez dwie wspomniane wcześniej osoby, nie wpadł na pomysł porzucenia swojego programu do GTD, bo hurrra w Evernote też można sporo rzeczy zrobić. Polecam Evernote do – ogólnie rzecz biorąc – notatek, a nie do GTD.

Mam 3 stosy

  • praca,
  • dom,
  • archiwum.

W każdym stosie są notatniki, a w notatnikach są notatki. Niby proste, ale cały czas mam problem z ogarnięciem struktury.

Jak pamiętasz, robiłam porządek w Nozbe i porządek w Pocket, więc:

  • pomysły zawodowe, listy kontrolne itp., które kiedyś trafiały do Nozbe, zostały przeniesione do Evernote i od teraz w tym miejscu właśnie wpisuję takie sprawy,
  • artykuły, które po przeczytaniu chcę zostawić sobie w archiwum, a kiedyś były w Pocket, zostały przeniesione do Evernote i teraz już wysyłam z Pocket do archiwum na bieżąco.

Dwa powyższe zachowania wynikają z mojego schematu przepływu informacji.

Poza tym m.in.:

  • przepisy kulinarne, które do tej pory były wszędzie, w tym w licznych aplikacjach z przepisami (każda ma opcję „share”, więc nie ma żadnego problemu),
  • listy kontrolne (np. lista pakowania na wyjazd); niestety edytor nie jest na poziomie programów biurowych, więc najpierw robię w Wordzie (sortowanie!), a ostateczną wersję umieszczam w Evernote,
  • listy zakupów długoterminowych (np. kurtka na zimę); do codziennej listy zakupów (np. masło) używam listy w iPhone i współdzielę ją z Jedynym,
  • adresy stron,
  • listy prezentów,
  • nazwy i zdjęcia produktów,
  • stałe kody promocyjne,
  • szkice wpisów na blog,
  • ciekawe infografiki,
  • cele zawodowe i prywatne,
  • książki do przeczytania,
  • itd.

Używam tagów. Główny tag to „przegląd tygodnia” – przeglądam wszystkie notatki i pomysły, które zostały przerzucone z Nozbe oraz nowe, które pojawiły się na przestrzeni tygodnia od poprzedniego przeglądu.

Używam skrótów: do konkretnych notatek, tagów i notatników.

ps. Plotki o upadku Evernote ignoruję. Mam kopię i nie martwię się na zapas.

Idealny program do zarządzania projektami i zadaniami?

Idealny program do zarządzania projektami i zadaniami nie istnieje. A wiesz dlaczego? Bo nie robi za Ciebie zadań.

Niby oczywiste, ale czasami, kiedy rozmawiam z różnymi osobami, mam wrażenie, że tego właśnie oczekują – że ten biedny program sam za nich będzie robił zadania.

I szukają, szukają tego ideału, wybrzydzają, zmieniają, przenoszą się, testują kolejne, zamiast po prostu… zacząć pracować.

Program to tylko narzędzie, które służy do spisania zadań. Od robienia zadań jesteś Ty.

Nie zrzucaj swojego nieróbstwa na zły program.

Im więcej opcji, tym gorzej, bo zamiast robić, zajmujesz się kategoryzowaniem, dzieleniem, układaniem, poprawnym czy oznaczaniem.

Ja od ponad 6 lat używam tego samego programu. Nozbe. Nie zmieniam, nie szukam nowego, lepszego czy ładniejszego, bo ma wszystko to, czego potrzebuję.

A tu nie ma wielkiej filozofii. To, czego Ty także potrzebujesz, ma każdy program. A reszta, czyli Twoja praca i Twoje działanie, jest niezależne od programu.

Serio. :)

Jak wybrać idealne narzędzie do GTD?

Dostaję sporo maili z prośbą o zrobienie przeglądu narzędzi do GTD.

No niestety, taka miła to ja nie jestem. Na co dzień prowadzę swoją firmę i nie chce mi się analizować dostępnych narzędzi do GTD, zwłaszcza że od 6 lat używam Nozbe i nie mam potrzeby, aby zmieniać go na coś innego.

Mogę więc pochylić się nad, równie często pojawiającymi się, prośbami o więcej wpisów o Nozbe, bo po tylu latach użytkowania coś tam mogę na ten temat w miarę szybko i bezboleśnie napisać.

Z pobieżnej analizy rynku narzędzi do GTD widzę, że wszystko, co jest teraz dostępne, wygląda i działa bardzo podobnie. Mogę więc podzielić się jedynie kryteriami, którymi kieruję się, kiedy szukam jakiegoś narzędzia lub usługi. Przy szukaniu narzędzia do GTD może być to również przydatne.

Na początku

1. Do czego ma mi to służyć?
Określam jasno swój problem i ustalam, czego właściwie potrzebuję, aby rozwiązać mój problem.

2. Czy potrzebuję nowego narzędzia do tej sprawy?
Być może okaże się, że aktualnie używam już czegoś, co ma podobną funkcję, ale do tej pory jej nie używałam, bo nie było takiej potrzeby.

3. Jak tego będę używać?
Zastanawiam się, jak będzie wyglądało używanie tego: jak często, w jakich okolicznościach, jaka procedura itp.

Jeśli już znajdę potencjalnych kandydatów

1. Kto to robi?
Co to za firma, kto jest właścicielem i jak długo istnieje. Z założenia nie korzystam z projektów, które dopiero powstały, choćby nie wiem, jak były super i jak duża firma za nimi stała. Za duże ryzyko, że za chwilę znikną, bo projekt nie przynosi zysków, a ja zostanę z dnia na dzień bez dostępu do podstawowego narzędzia pracy.

Kilka razy miałam pokusę, żeby tę zasadę złamać, bo nie było alternatywy, ale jakoś powstrzymywałam się i… w każdym z tych przypadków po kilku miesiącach dostałam maila (z newslettera lub jako zarejestrowany użytkownik), że ten produkt dnia X przestanie działać. No, ale może mam po prostu pecha. ;)

2. Czy produkt jest rozwijany?
Gdyby produkt był cały czas taki, jak na początku (np. kiedyś nie było przecież aplikacji mobilnych!) to z czasem odczułabym braki i produkt przestałby mi odpowiadać. Obecnie programy do GTD są niemal identyczne, wyglądają bardzo podobnie, każdy ma aplikację mobilną, synchronizację, integracje różnego typu i inne cuda, więc naprawdę nie mam żadnego powodu, żeby przerzucać się na coś innego.

3. Czego naprawdę tego potrzebuję?
Pytanie kontrolne, po raz drugi, czy aby na pewno jest mi to potrzebne.

4. Czy to się opłaca?
Jakie są realne koszty tego rozwiązania (po wrzuceniu w koszty), czy można znaleźć coś tańszego, jak wygląda umowa na świadczenie tej usługi (terminy, wypowiedzenie, przedłużenie, gwarancje itp.)?

Kiedy już wybrałam

1. Jeśli coś się sprawdza, to z tego korzystam
Po co mam tracić czas na szukanie czegoś innego, skoro odpowiada mi to, co mam?

Mam pewne uwagi do Nozbe typu: „A dlaczego ten przycisk jest tutaj, a nie tutaj”, ale zdaję sobie sprawę, że z czegokolwiek będę korzystać, to zawsze znajdę coś, co według mnie, powinno być rozwiązane w inny sposób (po pierwsze, ja wiem wszystko najlepiej, po drugie, zawsze patrzy się na wszystko przez pryzmat swoich nawyków i doświadczeń). I nawet nie chcę sobie wyobrażać, jaki wspaniały byłby świat, gdybym to ja projektowała sekcję „Ustawienia” w iPhonie albo cały panel Facebooka.

Możesz zarzucić mi siedzenie w strefie komfortu, bo cały czas korzystam z Nozbe. No niestety, taka już jestem, że jak coś mi odpowiada to z tego korzystam i się cieszę, zamiast ciągle szukać nie wiem czego…

Szukam i zmieniam tylko wtedy, kiedy aktualny coś mi nie odpowiada. I to jest wychodzenie ze strefy komfortu (pisałam o tym tutaj).

Podsumowanie

Jeśli wszystkie narzędzia wyglądają i działają tak samo, a Tobie ciągle coś nie pasuje, to powinna zapalić Ci się lampka ostrzegawcza.

Niestety, ale:

  • w tym całym zarządzaniu czasem i projektami wcale nie chodzi o to, jakiego narzędzia używasz, ale o to, co Ty robisz za pomocą tego narzędzia
  • żadne narzędzie nie sprawi, że codziennie rano będziesz miał energię, wizję, pomysły i wspinał się na wyżyny produktywności.

Pomyśl o tym zanim zaczniesz szukać kolejnego, idealnego narzędzia do GTD.