NAJLEPSZE-WPISY

Nie chce mi się. I co dalej?

Możesz mi nie wierzyć, ale moja pierwsza myśli, kiedy mam cokolwiek zrobić brzmi najczęściej: „Ja pier***e, nie chce mi się”.

Często robię coś nowego na obiad. I często słyszę pytanie: „Chce ci się?”. I zawsze odpowiadam szczerze: „Nie chce mi się, ale jak nie teraz to kiedy?”.

I tak oto gdybym zawsze czekała na idealny moment to do dziś nie umiałabym nic zrobić, bo przecież zawsze coś stoi na przeszkodzie. Zawsze!

I wiesz co? Mimo to robię to, czego mi się niby nie chce. Z kilku powodów.

Po pierwsze, nie mam złudzeń, że kiedyś nadejdzie dzień, w którym coś mi się będzie chciało. Że oto wstanę wypoczęta, wyspana, bez żadnych goniących terminów, zobowiązań i tematów i uznam: tak, to jest ten dzień, aby to zrobić. No nie ma takiej opcji. Żyję 30 lat i jeszcze nie było takiego dnia.

Po drugie, zawsze przypominam sobie sytuacje, w których mi się nie chciało (np. iść na spacer, zrobić czegoś nowego do jedzenia, pojechać w miejsce X, zacząć temat X), a mimo to zrobiłam to i było super.

Po trzecie, zawsze, kiedy myślę, że mi się nie chce, to doskonale wiem, jak skończy się dana sytuacja – skończy się tak, że tego nie zrobię, czyli scenariusz jest przewidywalny – nic się nie zmieni.

A co się stanie, kiedy to coś zrobię? No właśnie… Tu ponosi mnie fantazja, wyobraźnia i zastanawiam się, jak ten dzień będzie wyglądał, jeśli to zrobię. A potem, jak będzie wyglądało moje życie z perspektywy tego, że do kupy zbiorą się wydarzenia, sytuacje lub czynności, których przecież nie chciało mi się robić, a zostały zrobione i wniosły coś w moje życie.

Przełamywanie rutyny

Powyżej mówimy o rzeczach nowych, więc teoretycznie łatwiej pokonać zmęczenie, bo jest perspektywa nowych doświadczeń. A co z rutynowymi czynnościami? Przecież trudno zakładać, że moje życie się zmieni, kiedy pójdę wynieść wieczorem śmieci…

W takiej sytuacji próbuję sobie dodać odrobinę szaleństwa: ciekawe, jakiego sąsiada spotkam po drodze albo co się dzieje w okolicy? I zaskakujące, że często naprawdę coś się dzieje, coś usłyszę, zobaczę, spotkam kogoś. Jedyne, co muszę zrobić to rozejrzeć się wokół, kiedy idę z tymi śmieciami.

Swoja drogą, myślę, że na emeryturze będę najgorszym sąsiadem – będę wiedziała, gdzie, kto, co i po co, bo skoro już teraz jestem taka ciekawska, to co dopiero, kiedy będę miała duuuuuużo wolnego, emeryckiego czasu.

Wytrwałość

Zauważ, że najlepszymi sportowcami nie zostają najbardziej utalentowani tylko najbardziej pracowici, czyli ci, którym chciało się iść na ten trening, mimo że na pewno mieli ciekawsze zajęcia (imprezy czy picie).

Prześledź sobie historię – ilu dobrze rokujących, młodych i utalentowanych ludzi nie zostało tym, kim mieli zostać (mimo że mieli talent), bo… no właśnie… nie chciało im się.

Nie czekaj, aż będzie Ci się chciało, bo to nie ma sensu. Dzień, w którym będzie Ci się chciało, nigdy nie nadejdzie. Działaj teraz.

12 błędów w produktywności, które popełniłam

Błąd 1: Utrzymywanie różnych projektów

Fajnie jest mieć w portfolio 15 sklepów internetowych i zgrywać wielkiego biznesmena. W praktyce działa zasada Pareto.

Bardzo dużo kosztowało mnie i nadal kosztuje:
– zamykanie istniejących projektów, które owszem przynoszą zyski, ale czas na ich obsługę jest niewspółmierny do owych zysków,
– zamykanie projektów niedokończonych, które nigdy już nie zostaną dokończone (bo straciły na aktualności, bo przestały mnie interesować, bo świat się zmienił, bo skoro nie zrobiłam czegoś przez 3 lata to dlaczego nagle miałabym to teraz zrobić?),
– patrzenie na to, co robię chłodnym okiem, a nie emocjami i sentymentami (bardzo trudne, cały czas się tego uczę).

Zaprzyjaźniłam się ze swoim mózgiem, kalkulatorem i Excelem. Jeśli wpada mi do głowy jakiś pomysł albo zaczynam mieć do czynienia z doradcami, odpalam kalkulator, liczę, opieram o dotychczasową wiedzę i doświadczenie oraz konsultuję to z Jedynym (umysł ścisły). I na 99,9% spraw ma od razu odpowiedź.

Błąd 2: Brak pytań o cel

Często łapałam się na tym, że nie wiem, co mam zrobić. Ale nie dlatego, że w Nozbe nie mam zadań, ale dlatego że 90% zadań, które tam było to:
– niezrealizowane projekty, które straciły już na aktualności,
– zadania, które nie mają żadnego związku z moim głównym celem,
– pomysły sprzed kilku lat,
– tysiące pomysłów, które są super, ale życie jest za krótkie, żeby to wszystko zrealizować.

Po zadaniu sobie pytania o aktualny cel i odsianiu całej reszty, nagle zrobiło się pusto (odsiewamy przenosząc wszystko do utworzonego projektu o nazwie „do usunięcia”; po opadnięciu emocji, za jakiś czas, bez problemu go usuniesz). Pusto i lekko. I twórczo, bo wiem, co teraz robię i mogę skupić się na celu.

Błąd 3: Przegląd tygodnia na odwal się

Dlaczego? Bo było tego za dużo! W praktyce przy przeglądzie wychodziło, że:
– zapisuję bardzo dużo, ale życia mi nie starczy, żeby to zrealizować,
– zapisuję i chcę robić pierdoły (bo są lekkie, łatwe, przyjemne i fajne),
– zajmuję się za dużą ilością rzeczy,
– mam dużo projektów, których nie zrealizuję (patrz: Błąd 1) i ich widok wpędza mnie w depresję.

Po zrobieniu porządku (patrz: Błąd 2), przegląd zaczął spełniać swoją pierwotną funkcję.

Błąd 4: Zadania powtarzalne w głównych projektach

Na zadania powtarzalne mam osobne projekty o nazwie „proza”. Dlaczego tak? Otóż nie chcę tych zadań oglądać w głównych projektach. I tak oto:
– „proza dom” to, np. wstawienie prania,
– „proza firma” to, np. wystawienie faktury.

W każdej prozie mam po kilkadziesiąt zadań! Zdziwisz się, jak sobie je wydzielisz do osobnego projektu i nagle okaże się, że 3/4 Twoich zadań to właśnie takie bezsensowne, rutynowe czynności, które można albo komuś zlecić, albo zautomatyzować.

I co najważniejsze – ich wydzielenie powoduje, że w projektach nie widzisz takich bzdetów, które do niczego Cię nie prowadzą. Bo – powiedzmy sobie szczerze – 99% rutynowych czynności do niczego nie prowadzi i nie ma sensu, ale trzeba je robić.

Błąd 5: Brak MIT dnia

Z uwagi na to, że zaczęły mnie przytłaczać niezrealizowane zadania, porzuciłam MIT dnia, bo z natłoku zadań nie byłam w stanie ich wyodrębnić (tzn. mogłabym przeczytać całą listę zadań do wykonania i je znaleźć, ale jej czytanie było tak dołujące, że wolałam tego nie robić). O tym pisałam tutaj.

Rozwiązanie jest proste. Otóż MIT dnia zapisuję wieczorem na małej kartce papieru. Zanim wejdę rano do Nozbe, robię to, co mam na tej kartce.

Do MIT-ów tygodnia i miesiąca używam tradycyjnej, korkowej tablicy. Jak łatwo się domyślić nie ma na niej zbyt wiele kartek. Lubię sobie do niej podchodzić, bo pięknie obrazuje, na czym powinnam się skupić i co jest moim najbliższym (tj. tygodniowym i miesięcznym) celem.

Błąd 6: Brak daty i czasu wykonania zadań

Kiedyś dodawałam wszystko bez ładu i składu, a dopiero później jakoś to segregowałam.

Obecnie, jeśli dodaję jakieś zadanie to nadaję mu czas potrzebny na jego wykonanie i datę (jeśli znam), bo na świeżo zawsze jest szybciej. Ewentualna korekta jest łatwiejsza niż myślenie od początku.

Błąd 7: Dodawanie pomysłów jako zadań

Patrz: Błąd 6. Aktualnie, jeśli coś jest pomysłem (a nie zadaniem) to zapisuję je w innym miejscu i robiąc przegląd tygodnia ustalam (ważne: nie zostawiamy na kolejny przegląd lub na później!), co z tym czymś zrobić. Najczęściej po tygodniu okazuje się, że pomysł wcale nie jest taki super (z różnych powodów) i spokojnie można z niego zrezygnować.

Błąd 8: Błędne szacowanie czasu

Musisz wiedzieć, że jestem mistrzem w błędnym szacowaniu czasu (nie wierzysz, zapytaj Jedynego). Jeśli coś zajmie 60 minut, ja ustawiam sobie czas w Nozbe na 15 minut, a potem zmieniam na… 5 minut, no bo bez przesady, przecież to aż tyle mi to nie zajmie. Efekt był taki, że ZAWSZE miałam zadania, których nie zdążyłam zrobić. I to nie jedno, ale prawie wszystkie. :)

Rozwiązanie było dość proste tzn. niektóre czynności skonsultowałam z Jedynym tzn. ile w jego ocenie to może zająć. Natomiast przy rutynowych czynnościach zaczęłam mierzyć czas. Te dwa elementy pozwoliły mi z grubsza zorientować się, co i ile czasu mi zajmuje i wywnioskować, ile będą zajmowały mi różne inne zadania w przyszłości.

Błąd 9: Założenie, że życie jest przewidywalne

Do niedawna żyłam w przekonaniu, że życie jest dość spokojne i przewidywalne. Aż zachorowałam i doznałam olśnienia. Następnie zmieniłam dilera ;) i patrzę na wszystko inaczej.

Błąd 10: Brak priorytetów zadań (1,2,3)

Kiedyś wydawało mi się, że zajmuję się pierdołami albo zadaniami powtarzalnymi (patrz: Błąd 4). I tak oto testowo podzieliłam sobie zadania w jednym projekcie zadania według schematu 1,2,3, czyli 1 to ważne, 2 średnie, 3 to najmniej ważne. Okazało się, że 90% zadań należy do… 3 kategorii. :) To ładnie zobrazowało wartość mojej pracy i pozwoliło wyciągnąć wnioski.

Błąd 11: Używanie kontekstów

Używanie kontekstów powodowało, że moim głównym zajęciem było jak najlepsze zoptymalizowanie pracy. Efekt był jednak odwrotny, bo mnóstwo czasu poświęcałam na segregowanie i optymalizowanie, a nie na rzeczywistą pracę i częściej patrzyłam na konteksty niż na projekty, przez co gubił mi się cel. Celem jest realizacja projektów, a nie zgrupowanie (często bezsensownych zadań!), ale w jeden temat.

Aktualnie nie używam kontekstów, choć obecnie testuję używanie dwóch tj. „praca” i „po pracy”, aby dzięki filtrowaniu kontekstów, zrobić dwie listy zadań. Szerzej o tym pisałam tutaj.

Błąd 12: Brak kalendarza

Kiedyś wybieram to, czym zajmę się w danym tygodniu, bez podziału na dni. Nie sprawdza się. Przy przeglądzie tygodnia wolę ustalić konkretnie, że poniedziałek to, to, to, we wtorek to, to, to.

Podobnie miałam przy nauce języków obcych – rozwiązanie „dokładny plan dnia” (co robię danego dnia, data i o której) kontra „plan tygodniowy” (co chcę zrobić w danym tygodniu, bez podziału, kiedy to zrobię). Też się nie sprawdza.

Lubię konkret. Nawet jak nie zdążę to nie szkodzi, ale przynajmniej mam jakiś punkt odniesienia i wyznaczony rytm dnia.

Zadanie pierwsze z brzegu

Wyobraź sobie taką sytuację: masz dużo przeterminowanych (niezrealizowanych) zadań i wszystkie wyglądają mało atrakcyjnie. Zadania są z różnych projektów, z różnymi kontekstami, najczęściej mało ważne (jeszcze) i ogólnie panuje tam wielki chaos. Odwlekasz ich wykonanie już kolejny tydzień i nagle dostrzegasz, że… one wcale nie znikają! Zadania odkładane nie robią się same. Szok! [szyderczy uśmiech]

Czy jest jakiś sposób, żeby pozbyć się tego balastu i wrócić do normalności?

Tak!

Technika nazywa się: Zadanie pierwsze z brzegu

Panie, ale o co chodzi?

To bardzo proste. Patrzysz na listę przeterminowanych zadań i zabierasz się za to, które jest na tej liście pierwsze. Bez względu na to, co to jest.

Jak pewnie Czytelnik zauważył, powyższe podejście jest przeciwieństwem, np. MIT-u dnia (najpierw rzeczy najważniejsze) czy pracy z kontekstami (pogrupuj wiele małych elementów, które coś łączy i wykonaj je zbiorczo).

Trzeba jednak pamiętać, że stosowanie zawsze jednego schematu powoduje, że zwyczajnie staje się on nudny i nieskuteczny, dlatego trzeba wymyślać nowe techniki i stosować wszystko na przemian – w zależności od okoliczności, sytuacji czy nastroju.

Dlaczego ta technika jest fajna?

– pozwala zabrać się do pracy tu i teraz (zobacz: szukanie zadania idealnego tzn. ważnego i jednocześnie łatwego, zwykle kończy się tak, że w połowie czytania listy jesteśmy już zmęczeni i w efekcie za nic się nie zabieramy),

– eliminuje przeglądanie listy niezrealizowanych zadań (mając gorszy dzień można się jeszcze bardziej zdołować, ile to jest do zrobienia i… znowu odłożyć na później),

– eliminuje pokusę przypisywania kontekstów (znowu: czytanie długiej listy, nadawanie kontekstów i wybieranie, czym się zająć… i tak mijają kolejne godziny, a energia do pracy spada).

Jak ja to robię?

Odpalam widok kalendarza w Nozbe, w którym w pierwszej kolejności wyświetlają się przeterminowane zadania. Czytam pierwsze zadanie, które jest akurat na liście.

To kluczowy moment. Cokolwiek jest tym pierwszym zadaniem, wiem, że muszę się za to zabrać.

Zwykle jednak na widok pierwszego z brzegu zadania już lecę wzrokiem w dół listy, w poszukiwaniu czegoś łatwiejszego. I wtedy odzywa się znany mi głos wewnętrzny:

– Laska, w ch**a se lecisz? Miało być pierwsze zadanie!
– Ale… ale…
– No ja pier**le, znowu zaczynasz?!
– Ale…
– No słucham, co za wymówkę wymyślisz! No, słucham?!
– Booooo to pierwsze zadanie wymaga myślenia.
– A co w życiu nie wymaga myślenia?
– Yyyy…
– Dobra, nie myśl już, bo się zmęczysz. Ja Ci podpowiem. Sytuacja wygląda tak: Masz zrobić pierwsze zadanie z brzegu. Nie masz nic ciekawszego do roboty. Świat wokół nie istnieje. Jest tylko to zadanie, które, nawet jeśli wymaga myślenia, nie zmienia to sytuacji, że jest przeterminowane i trzeba je zrobić. Zasadnicze pytanie: Czy widzisz tu kogoś, kto mógłby zrobić to za Ciebie?
– Nie.
– Czyli?
– Yyyyy… yyyy… hmmmm… Samo się nie zrobi?
– Tak, dokładnie, samo się nie zrobi. Przerabialiśmy to już! Jasne?!
– Tak, szefie, przepraszam [skruszona Patrycja]
– Więc, skoro już tu jesteśmy, już dotknęliśmy tego tematu, już podjęłaś trud zmierzenia się z tym, to jakie następne kroki należy wykonać, aby zrealizować to zadanie, zamknąć temat, zapomnieć o nim i iść do przodu?

I tu już jesteśmy w domu. Najgorsze za mną. W tym momencie zaczynam rozkładać zadanie na mniejsze kroki.

Jeśli okazuje się, że realizacja zadania uzależniona jest np. od odpowiedzi innej osoby (przesłanie dokumentu, sprawdzenie czegoś), to zadanie wykonuję aż do etapu (kroku), w którym mogę powiedzieć: „Dobra, na tę chwilę mogę tyle, teraz czekam na odpowiedź”.

Ustawiam monitoring, czyli np. zadanie na jutro, żeby sprawdzić, czy dana osoba już się tym zajęła i czy ja mogę robić dalej, aby zakończyć to zadanie.

Uwagi

Proszę Czytelnika, aby nie zadawał mi pytania pt. „Czy to się jakoś leczy?” lub „Podaj numer do swojego dilera, też chcę słyszeć takie głosy”.

Jak wiesz z wcześniejszych wpisów, zawsze staram się nie tylko zadawać sobie niewygodne pytania, ale też bawić swoimi problemami i rozluźniać sobie atmosferę. To, przynajmniej u mnie, pomaga i naprawdę działa.

Zadanie na teraz

Zerknij na listę przeterminowanych zadań. I zacznij realizować pierwsze z brzegu.