Jak wybrać idealne narzędzie do GTD?

Dostaję sporo maili z prośbą o zrobienie przeglądu narzędzi do GTD.

No niestety, taka miła to ja nie jestem. Na co dzień prowadzę swoją firmę i nie chce mi się analizować dostępnych narzędzi do GTD, zwłaszcza że od 6 lat używam Nozbe i nie mam potrzeby, aby zmieniać go na coś innego.

Mogę więc pochylić się nad, równie często pojawiającymi się, prośbami o więcej wpisów o Nozbe, bo po tylu latach użytkowania coś tam mogę na ten temat w miarę szybko i bezboleśnie napisać.

Z pobieżnej analizy rynku narzędzi do GTD widzę, że wszystko, co jest teraz dostępne, wygląda i działa bardzo podobnie. Mogę więc podzielić się jedynie kryteriami, którymi kieruję się, kiedy szukam jakiegoś narzędzia lub usługi. Przy szukaniu narzędzia do GTD może być to również przydatne.

Na początku

1. Do czego ma mi to służyć?
Określam jasno swój problem i ustalam, czego właściwie potrzebuję, aby rozwiązać mój problem.

2. Czy potrzebuję nowego narzędzia do tej sprawy?
Być może okaże się, że aktualnie używam już czegoś, co ma podobną funkcję, ale do tej pory jej nie używałam, bo nie było takiej potrzeby.

3. Jak tego będę używać?
Zastanawiam się, jak będzie wyglądało używanie tego: jak często, w jakich okolicznościach, jaka procedura itp.

Jeśli już znajdę potencjalnych kandydatów

1. Kto to robi?
Co to za firma, kto jest właścicielem i jak długo istnieje. Z założenia nie korzystam z projektów, które dopiero powstały, choćby nie wiem, jak były super i jak duża firma za nimi stała. Za duże ryzyko, że za chwilę znikną, bo projekt nie przynosi zysków, a ja zostanę z dnia na dzień bez dostępu do podstawowego narzędzia pracy.

Kilka razy miałam pokusę, żeby tę zasadę złamać, bo nie było alternatywy, ale jakoś powstrzymywałam się i… w każdym z tych przypadków po kilku miesiącach dostałam maila (z newslettera lub jako zarejestrowany użytkownik), że ten produkt dnia X przestanie działać. No, ale może mam po prostu pecha. ;)

2. Czy produkt jest rozwijany?
Gdyby produkt był cały czas taki, jak na początku (np. kiedyś nie było przecież aplikacji mobilnych!) to z czasem odczułabym braki i produkt przestałby mi odpowiadać. Obecnie programy do GTD są niemal identyczne, wyglądają bardzo podobnie, każdy ma aplikację mobilną, synchronizację, integracje różnego typu i inne cuda, więc naprawdę nie mam żadnego powodu, żeby przerzucać się na coś innego.

3. Czego naprawdę tego potrzebuję?
Pytanie kontrolne, po raz drugi, czy aby na pewno jest mi to potrzebne.

4. Czy to się opłaca?
Jakie są realne koszty tego rozwiązania (po wrzuceniu w koszty), czy można znaleźć coś tańszego, jak wygląda umowa na świadczenie tej usługi (terminy, wypowiedzenie, przedłużenie, gwarancje itp.)?

Kiedy już wybrałam

1. Jeśli coś się sprawdza, to z tego korzystam
Po co mam tracić czas na szukanie czegoś innego, skoro odpowiada mi to, co mam?

Mam pewne uwagi do Nozbe typu: „A dlaczego ten przycisk jest tutaj, a nie tutaj”, ale zdaję sobie sprawę, że z czegokolwiek będę korzystać, to zawsze znajdę coś, co według mnie, powinno być rozwiązane w inny sposób (po pierwsze, ja wiem wszystko najlepiej, po drugie, zawsze patrzy się na wszystko przez pryzmat swoich nawyków i doświadczeń). I nawet nie chcę sobie wyobrażać, jaki wspaniały byłby świat, gdybym to ja projektowała sekcję „Ustawienia” w iPhonie albo cały panel Facebooka.

Możesz zarzucić mi siedzenie w strefie komfortu, bo cały czas korzystam z Nozbe. No niestety, taka już jestem, że jak coś mi odpowiada to z tego korzystam i się cieszę, zamiast ciągle szukać nie wiem czego…

Szukam i zmieniam tylko wtedy, kiedy aktualny coś mi nie odpowiada. I to jest wychodzenie ze strefy komfortu (pisałam o tym tutaj).

Podsumowanie

Jeśli wszystkie narzędzia wyglądają i działają tak samo, a Tobie ciągle coś nie pasuje, to powinna zapalić Ci się lampka ostrzegawcza.

Niestety, ale:

  • w tym całym zarządzaniu czasem i projektami wcale nie chodzi o to, jakiego narzędzia używasz, ale o to, co Ty robisz za pomocą tego narzędzia
  • żadne narzędzie nie sprawi, że codziennie rano będziesz miał energię, wizję, pomysły i wspinał się na wyżyny produktywności.

Pomyśl o tym zanim zaczniesz szukać kolejnego, idealnego narzędzia do GTD.