Zasada jednego dotknięcia

Zasada ta brzmi:

Jeśli czegoś dotkniesz, to musisz teraz podjąć decyzję, co z tym zrobić.

albo inaczej:

Jeśli nie chcesz się tym teraz zajmować, to nie dotykaj tego.

Wersja dla prostych ludzi:

Jeśli ku***a nie chcesz nic z tym teraz robić, to po ch** to dotykasz?!?!

Jak to działa w praktyce?

Zasada jednego dotknięcia najlepiej sprawdza się przy e-mailach. Poniższe rozważania będą opierały się na tym przykładzie, ale spokojnie można to zastosować do innych spraw.

1. Zrób to od razu

Jeśli możesz coś zrobić w mniej niż 2 minuty, zrób to od razu. Piękne.

Minus tego rozwiązania jest taki, że co kilka minut mogą napływać sprawy, które da się wykonać w 2 minuty i w efekcie stracimy pół dnia.

Dlatego warto rozważyć, czy te małe dwuminutowe zadanka może lepiej zebrać i koniec dnia zająć się nimi hurtowo.

2. Zrób to później

Tutaj mam na myśli świadome odłożenie np. na maile odpisujesz o określonej godzinie. Kiedy ta godzina nadejdzie, to odpisujesz z zastosowaniem zasady jednego dotknięcia, czyli:

  • otwórz wiadomość,
  • przeczytaj,
  • podejmij od razu działanie, co z tym zrobić.

Jeśli masz już otwarte, to zrób to, co trzeba (odpisz, prześlij dalej, deleguj, dodaj do spraw monitorowanych, usuń, zarchiwizuj itp.).

Chodzi o to, aby:

  • nie uciekać od problemu (samo się nie zrobi…),
  • nie zamykać (naprawdę samo się nie zrobi…)
  • nie wracać do tego później (szkoda czasu + jak odłożysz, to samo się nie zrobi…).

Jeśli już masz otwarte, to zrób z tym to, co trzeba, tym bardziej, że TERAZ masz na to wyznaczony czas.

Zaraz, zaraz… Czy to nie przypomina mężczyzny, który podchodzi do lodówki, patrzy, zamyka i za pięć minut robi dokładnie to samo? Zawsze mam ochotę zadać wtedy takie pytanie: „Hmmm, co myślisz, kiedy idziesz do tej lodówki drugi raz po pięciu minutach? Myślisz, że coś się tam zmieniło? Przybyło? Kanapki zrobiły się same?”. ;)

W naszym przykładzie: „Czy jak teraz zamknę tego maila, to czy ta sprawa rozwiąże się sama? Czy może lepiej (skoro mam już otwarte i teraz jest wyznaczony czas na to zadanie), zrobić z tym, co trzeba i mieć to z głowy?”.

Kiedy daliśmy ciała

Cóż, bywa że sprawy (w naszym przykładzie: maile) nagromadziły się. Czasami z naszego lenistwa, ale także z powodu innych okoliczności np. choroby. Propozycje są takie:

  1. Wrzucasz do osobnego katalogu i odpowiadasz codziennie na ileś maili.
  2. Zostawiasz w skrzynce głównej i odpowiadasz codziennie na ileś maili.
  3. Odpalasz pomidora i lecisz po kolei aż skończysz.
  4. Usuwasz bez przeglądania.