Przegląd tygodnia (Weekly review)

Za chwilę pokażę Ci, w jaki sposób usprawnić przegląd tygodnia (czy też przegląd tygodniowy) tak, aby stał się najwspanialszym i najbardziej oczekiwanym dniem w tygodniu.

Zakładam, że Czytelnik zapoznał się z książkami Davida Allena, milionami stron internetowych o GTD i podstawach produktywności, dlatego pomijam wyjaśnianie, czym jest przegląd.

Cztery powody, dla których wszyscy kochamy przegląd

1. Weryfikujemy działania z mijającego tygodnia:

  • co zostało zrobione, co nie, dlaczego nie i ewentualnie czy i kiedy należy to zrobić,
  • to brutalne zderzenie z rzeczywistością, więc jeśli nie lubisz lub nie robisz przeglądu to dlatego, że on czarno na białym obnaża Twoje lenistwo, bezproduktywność i brak planu.

2. Spisujemy z kartek czy notatników pomysły i zadania, które „urodziły się” w mijającym tygodniu, ale nie zostały jeszcze przypisane do właściwych projektów.

3. Przeglądamy wszystkie projekty, weryfikujemy pomysły.

4. Planujemy następny tydzień.

Kiedy robić przegląd?

Są dwie szkoły robienia tygodniowego przeglądu (piątek lub niedziela). David Allen, o ile dobrze pamiętam, zaleca piątek. I słusznie. Osobiście przegląd robiłam zawsze w niedzielę. Wystarczyło tylko raz zmienić dzień na piątek, aby dostrzec jakościową różnicę.

Poniżej znajdziesz sześć moich argumentów, dla których piątek jest lepszy od niedzieli.

Przegląd w piątek Przegląd w niedzielę
Wymusza zakończenie tygodnia pracy w piątek i zaplanowanie zadań dopiero od poniedziałku. Możesz pracować do niedzieli. W ten sposób nadrabiasz zaległości (jest to oznaka złego rozplanowania i należy dążyć do eliminowania tego zjawiska).
Pracę zaczynasz dopiero w poniedziałek, bo w piątek wszystko zostało już rozplanowane. Pracę zaczynasz w niedzielę po południu, bo jutro wracasz do pracy, a nie masz jeszcze żadnego planu!
Możesz wracać do domu w niedzielę w nocy i spokojnie iść spać, bo wszystko masz już od piątku zaplanowane. Musisz wrócić do domu w niedzielę po południu i mieć czas oraz siłę na zrobienie przeglądu.
Jesteś ze wszystkimi sprawami na świeżo, bo jest piątek w pracy lub po pracy. Musisz przypomnieć sobie cały roboczy tydzień, który miał miejsce przed tym wspaniałym, weekendowym wypoczynkiem.
Wiesz dokładnie, co będzie w przyszłym tygodniu (masz poczucie kontroli i porządku) i spokojnie możesz wypoczywać. Nie masz planu na następny tydzień i w dni wolne odruchowo myślisz o tym, co masz do zrobienia oraz co musisz zaplanować.
W piątek po południu masz jeszcze szansę ustalić z innymi osobami ważne sprawy na przyszły tydzień. W niedzielę po południu nikt nie pracuje i nie możesz do nikogo zadzwonić.

Piątek w pracy czy po pracy?

To zależy od Twojego trybu życia. Jeśli wiesz, że w piątek po pracy idziesz ze znajomymi na piwo, to zrób przegląd w trakcie pracy. Jeśli masz wolny wieczór, to zrób przegląd po pracy.

Poza nawykiem robienia przeglądu istnieje jeszcze coś takiego jak elastyczność. Sądzę, że jako człowiek myślący i świadomy swoich celów oraz posiadający nawyk przeglądu:

  • potrafisz wybrać właściwy moment na piątkowy, cotygodniowy przegląd,
  • wiesz, że wprowadzanie zmian daje efekt świeżości i pozwala odnaleźć jeszcze lepsze rozwiązania.

Dwie wskazówki do przeglądu

1. Kontekst pomocniczy. Utwórz sobie kontekst „ten tydzień” i podczas przeglądu przypisuj do niego dodatkowo wszystkie zadania, które planujesz zrobić w najbliższym tygodniu. Po tej czynności przejrzyj kontekst i rozdziel zadania na poszczególne dni. Dzięki temu jednemu, dodatkowemu kontekstowi:

  • widzisz wszystkie zadania, jakie chcesz wykonać w danym tygodniu,
  • łatwiej jest zarządzać nadawaniem akcji – przypisywać daty, czasy, konteksty,
  • przy następnym przeglądzie tygodnia zobaczysz od razu, ile zadań nie zostało wykonanych.

2. Zapisywanie. Pamiętaj o zapisywaniu swoich pomysłów. Nawet nie zdajesz sobie sprawy, jak wiele ich będzie, kiedy zmienisz przegląd tygodniowy z niedzieli na piątek. Twój czysty umysł (który kończy pracę w piątek i wróci do niej „na gotowe” dopiero w poniedziałek) będzie bardzo kreatywny. Zapisuj te pomysły. Przy najbliższym przeglądzie dodasz je jako zadania do odpowiednich projektów.