Segmentacja zadań i dlaczego ustalenie następnej fizycznej akcji jest tak istotne

autor wpisu: Mateusz Drożdżyński

Tytuł artykułu może nieco długi, ale porada, którą chciałbym się z wami podzielić jest niezwykle prosta. Nierzadko pomimo stosowania systemów do organizacji list to-do praca, którą mieliśmy wykonać leży odłogiem. Jaka jest przyczyna tego zjawiska?

Weryfikację skuteczności naszej listy to-do możemy przeprowadzić w kilku prostych krokach:

  1. Sprawdź, czy warto – podstawowy krok i w dodatku jeden z najważniejszych – jeśli nie widzimy żadnych korzyści z wykonania danego zadania, to będzie nam niezwykle ciężko je wykonać. W tym wypadku najlepiej zadanie porzucić lub delegować do innej osoby.
  2. Sprawdź, czy jesteś odpowiednią osobą – czasem na naszych listach zalegają zadania, które tak naprawdę nas nie dotyczą. Warto wtedy takie zadania delegować do osoby, która jest do wykonania danego zadania odpowiedniejsza.
  3. Sprawdź, czy to nie projekt – jeśli zadanie nie jest fizyczną akcją, to musimy je na takie podzielić. To właśnie tytułowa segmentacja zadań.
  4. Sprawdź, czy kontekst zadania jest odpowiedni – kolejny istotny krok – jeśli nie możemy wykonać danego zadania w kontekście, w którym się teraz znajduje (np. @dom), to powinniśmy je przypisać do odpowiedniego miejsca (np. @praca)

Po zastosowaniu powyższych 4 kroków powinniśmy mieć na naszej liście tylko poprawnie sformułowane zadania. Zastanówmy się jednak nad krokiem 3 i tym, jak go skutecznie wykonać.

Jeśli stwierdziliśmy, że dane zadanie jest projektem (czyli składa się z więcej niż jednej fizycznej akcji), to powinniśmy je podzielić na akcje. Cała sztuka segmentacji polega na dobraniu odpowiedniej złożoności zadań składowych – nie powinny one same być projektami, ale nie mogą być również zbyt drobne. Przykładowo projekt ‚Przeczytaj Zbrodnię i Karę‚ można podzielić na rozdziały (‚Przeczytaj rozdział pierwszy Zbrodni i Kary‚, itd.), ale nie na strony, bo byłby to podział wysoce nieskuteczny (chyba, że w rzeczywistości zależy nam na czytaniu np. strony dziennie).

Można sobie jednak zadać pytanie – Po co to wszystko? Odpowiedź na to pytanie wcale nie jest trudna – segmentacja pozwala nam na dokładniejsze definiowanie tego, co będziemy robić. Nie przechodzimy w ten sposób przez zbędne kroki, które mogłyby się pojawić w wypadku planowania w trakcie wykonywania zadania. Kolejną, równie ważną cechą segmentacji jest jej działanie motywacyjne. Ze względu na to, że dzielimy projekt na następne fizyczne akcje, które z założenia są czynnościami mało złożonymi, łatwiej nam je wykonać.

Można to zjawisko wytłumaczyć na przytoczonym już wcześniej przykładzie czytania książek – za które zadanie łatwiej nam się zabrać – za przeczytanie całej książki, czy jednego jej rozdziału? Wydaje mi się, że większość z Was wybierze drugą opcję.

autor wpisu: Mateusz Drożdżyński