Multitasking – zło konieczne?

autor wpisu: Mateusz Drożdżyński

Multitasking, czyli wykonywanie wielu czynności na raz, jest bardzo kuszącą metodą, która teoretycznie ma zwiększyć naszą produktywność. Dzieląc naszą uwagę na kilka zadań możemy jednocześnie omawiać z klientem nowy projekt, rozmawiać przez komunikator internetowy ze znajomą i w tym samym czasie oglądać nasz ulubiony serial telewizyjny. Brzmi niezwykle zachęcająco, ale czy to rzeczywiście zwiększa naszą produktywność?

To, czy jesteśmy w stanie czerpać jakiekolwiek korzyści z multitaskingu zależy przede wszystkim od naszych własnych predyspozycji. Podzielność uwagi, która jest kluczowym aspektem tego zagadnienia, nie u każdego z nas jest równie rozwinięta. Statystycznie kobiety mają lepszą podzielność uwagi, więc w ich przypadku multitasking może przyspieszyć wykonywanie określonych rodzajów czynności. W przypadku statystycznego mężczyzny nie jest już tak różowo – w większości przypadków zdecydowanie trudniej jest nam koncentrować się na wielu rzeczach jednocześnie, a zmiana naszego skupienia z jednej czynności na drugą wymaga czasu.

Zastanówmy się jednak, czy w ogóle warto wypracowywać w sobie zdolność do pracy w tym trybie. Na początek rozważmy korzyści płynące z multitaskingu:

  • Jesteśmy w stanie wykonać więcej zadań jednocześnie
  • Czynności, które nie wymagają naszej pełnej uwagi mogą być wykonywane niejako ‚w tle’
  • Szybkie tempo pracy może na nas działać pobudzająco i motywująco

Z drugiej strony, skupianie naszej uwagi na wielu czynnościach ma wiele cech pejoratywnych (i niezależnych od płci):

  • Tracimy czas na „przełączanie” się pomiędzy zadaniami
  • Multitasking jest z natury skomplikowany, co powoduje dodatkowy stres i jest często powodem występowania pomyłek i błędów
  • Nie jesteśmy w stanie poświęcić każdej z wykonywanych czynności 100% naszej uwagi
  • Multitasking często stwarza dodatkowy chaos i zamieszanie, generując dodatkowe czynniki stresogenne.

To, czy multitasking jest dla nas odpowiednią techniką pracy jest kwestią bardzo indywidualną. Eksperci w branży stopniowo negują korzyści płynące z multitaskingu i sugerują wykonywanie zadań sekwencyjnie, poświęcając każdemu z nich pełną uwagę. W ten sposób unikamy błędów, stresu oraz ew. kompromitacji w przypadku, gdy nasze zadanie zostanie wykonane niekompetentnie.

Ale czy naprawdę warto przekreślić do końca ideę symultanicznego wykonywania zadań?

Multitasing jest techniką, która w szczególnych przypadkach pozwala nam na znaczne zwiększenie naszej produktywności. Pomimo wszystkich wad, które zostały wymienione wcześniej, wykonywanie dwóch czy trzech czynności jednocześnie może przynosić bardzo pozytywne efekty, oczywiście pod warunkiem, że czynności te zostaną odpowiednio dobrane.

Podstawowy czynnik, na który powinniśmy zwrócić uwagę przy dobieraniu zadań, nad którymi będziemy pracować jednocześnie, jest kontekst – jeśli zadania wymagają innego zestawu narzędzi lub miejsca wykonania, od razu możemy je odrzucić. Tylko w wypadku zadań do siebie podobnych będziemy w stanie szybko się pomiędzy nimi przełączać (między innymi dzięki temu jesteśmy w stanie bez większego wysiłku prowadzić kilka rozmów na raz przez nasz komunikator internetowy). Kolejnym czynnikiem, który pomoże nam w odpowiednim doborze zadań jest ich trudność i stopień skomplikowania – warto dobierać zadania w taki sposób, aby pośród nich tylko jedno wymagało naszej pełnej (lub prawie pełnej) uwagi.

Przykładowa lista zadań, które możemy wykonywać jednocześnie, mogłaby wyglądać następująco:

  1. Napisz e-maila do sklepu w sprawie reklamacji
  2. Omów z klientem przez komunikator kwestię błędu, który ostatnio zauważyłeś
  3. Sprawdź w internecie ceny biletów lotniczych do San Francisco.

Wszystkie powyższe czynności możemy dość łatwo wykonywać jednocześnie. Punkt pierwszy to zadanie, które wymaga większego skupienia (ze względu na rodzaj czynności, napisanie wiadomości e-mail wymaga więcej koncentracji niż rozmowa przez komunikator internetowy czy szukanie informacji w internecie). Wybór głównego zadania jest oczywiście kwestią subiektywną, a dana lista tylko przykładem, ale myślę, że dobrze oddaje ona ideę wstępnej selekcji zadań.

Stosowanie się do powyższych instrukcji powinno sprawić, że wykonywanie kilku zadań na raz będzie łatwiejsze i mniej stresujące, ale decyzja o tym, czy nie lepiej zupełnie zarzucić multitasking na rzecz pracy sekwencyjnej, zawsze będzie kwestią indywidualnych preferencji.

autor wpisu: Mateusz Drożdżyński