Jak sobie radzić z pocztą elektroniczną?

autor wpisu: Mateusz Drożdżyński

E-mail to bez wątpienia jeden z największych wynalazków ostatniego półwiecza. Efekty tego, jak zrewolucjonizował on współczesne metody komunikacji, odczuwa każdy z nas. Ile e-maili każdy z nas odbiera dziennie? 10? 50? A może 100? Niezależnie od tej liczby, aby skutecznie radzić sobie z natłokiem informacji przysyłanych do nas za pomocą poczty elektronicznej, warto sobie opracować system, który nam to skutecznie ułatwi. W serii artykułów z serii ‚Jak sobie radzić z pocztą elektroniczną’ postaramy się poruszyć ten problem.

Generalne porządki

Pierwszym krokiem do skutecznego radzenia sobie z naszą korespondencją jest przeprowadzenie gruntownych porządków w naszej skrzynce pocztowej. Zacznijmy od wyczyszczenia naszej skrzynki odbiorczej (Inbox). Na ten etap dobrze zarezerwować sobie więcej czasu, gdyż w zależności od liczby wiadomości może to zająć od kilkunastu minut do kilku godzin. Jeśli używamy programu pocztowego, dobrym pomysłem jest wyłączenie na tym etapie automatycznego pobierania wiadomości. W ten sposób nie będziemy czyścić naszej skrzynki w nieskończoność. Oczywiście jeśli nie ma takiej potrzeby, wiadomości ze skrzynki nie usuwamy – wystarczy je archiwizować lub przenosić do odpowiednich folderów. Do każdej wiadomości powinniśmy zastosować jedną z następujących procedur:

  1. Jeśli możesz na daną wiadomość odpowiedzieć, zrób to teraz, po czym daną wiadomość przenieś do odpowiedniego folderu lub zarchiwizuj. Istotne jest, aby zniknęła ona z twojej skrzynki odbiorczej.
  2. Jeśli nie możesz odpowiedzieć ze względu na ograniczenia kontekstu, w którym się znajdujesz (nie posiadasz w danym momencie wymaganych informacji, nie masz dostępu do potrzebnych dokumentów lub po prostu musisz odpowiedzieć w późniejszym terminie), przenieś wiadomość do folderu ‚Wymagające odpowiedzi’. Ponownie, najważniejsze jest to, aby wiadomość została przeniesiona ze skrzynki odbiorczej.
  3. Jeśli wiadomość nie wymaga odpowiedzi ani teraz, ani w późniejszym czasie, zarchiwizuj ją, pod warunkiem, że przedstawia ona dla Ciebie jakąkolwiek wartość merytoryczną. Po raz kolejny – musi zniknąć ze skrzynki odbiorczej.
  4. Jeśli wiadomość nie przedstawia dla Ciebie żadnej wartości – usuń ją, bo nie ma sensu, aby zaśmiecała twoją skrzynkę.

A co potem?

Jeśli już udało Ci się opróżnić swoją skrzynkę ze wszystkich wiadomości, to nauczyłeś się kluczowego aspektu zarządzania swoją skrzynką. Powyższy opis i 4 opisane procedury pozwalają na skuteczne pozbywanie się wiadomości ze swojej skrzynki, a chyba właśnie o to nam chodziło?

Kontroluj czas

Porada na koniec – postaraj się ograniczyć czas, który tracisz odpowiadając na e-maile. Dużo ważniejsza jest przecież sama praca, niż tylko mówienie o niej. O ile to możliwe, sprawdzaj swoją skrzynkę tylko 1-2 razy dziennie, o z góry zaplanowanych godzinach. W ten sposób będziesz miał czas na rzeczywistą pracę, a czas, który oszczędzasz na ciągłym zaglądaniu do programu pocztowego możesz przeznaczyć produktywniej.

autor wpisu: Mateusz Drożdżyński