Remember The Milk i Getting Things Done

autor wpisu: Mateusz Drożdżyński

W Internecie dostępnych jest wiele programów ułatwiających nam pracę z listami zadań (To-Do). Każda aplikacja ma swoje wady i zalety, dlatego na 2minuty.pl postaram się przedstawić wiele różnych rozwiązań i korzyści, jakie z ich stosowania płyną. Pierwszą aplikacją, którą chciałbym Wam przedstawić jest Remember the Milk.

Po darmowej rejestracji na stronie i zalogowaniu zostajemy przeniesieni do widoku Przegląd. Znajdziemy tam zakładki Dziś, Jutro oraz Zaległe oraz odpowiadające im listy zadań. Oprócz tego z widoku Przegląd możemy łatwo przejść do planu tygodnia, dostępnego w formacie łatwym do wydruku. Skoncentrujmy się może jednak na widoku Zadania, który oferuje nam o wiele więcej przydatnych funkcji.

Pierwszą rzeczą, jaka rzuca się w oczy jest lista zadań. Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, RTM tworzy dla nas kilka domyślnych list. Możemy łatwo modyfikować nasze listy i dodawać nowe przechodząc do widoku Ustawienia.

Interfejs RTM jest bardzo intuicyjny, choć opanowanie sporej liczby skrótów klawiaturowych (o których będzie mowa w innym artykule) pozwalających nam skutecznie wprowadzać i modyfikować zadania w RTM może nam zająć trochę czasu. Po krótkim zapoznaniu się z Remember The Milk pora na dostosowanie go do systemu GTD.

Listy

Pierwszym krokiem, który musimy wykonać jest dostosowanie list zadań do naszych potrzeb. Przejdźmy do widoku Ustawienia, w zakładkę Listy. To, jak te listy ustawimy zależy tak naprawdę od naszego upodobania. Osobiście proponuję ograniczyć ilość list fizycznych do niezbędnego minimum, a ewentualne braki zawsze możemy uzupełnić tzn. sprytnymi listami, które są niczym innym jak łatwym sposobem na wyszukiwanie zadań po określonych kryteriach.

Jeśli wolimy więc ograniczyć liczbę list, proponuję usunąć Study oraz Work. Lista Skrzynka odbiorcza posłuży nam jako typowy Inbox znany nam z GTD – będziemy tam umieszczać zadania, których jeszcze nie przetworzyliśmy. Do tej listy automatycznie będą również trafiać zadania wysłane do RTM przez e-mail, czy też te, które wysłali nam inni użytkownicy serwisu. W liście Wysłane możemy przechowywać zadania delegowane do innych osób.

Sprytne Listy

Gdy już udało nam się uporać z listami fizycznymi, pora na kilka przydatnych sprytnych list, które pozwolą nam łatwiej nadawać priorytet zadaniom w RTM.

  • Wysoki priorytet – będzie to lista wyświetlająca zadania, którym został manualnie przypisany najwyższy priorytet (RTM posiada 4 różne priorytety zadań), które mają być wykonane dziś lub jutro, albo takie, które są zaległe. Aby utworzyć taką listę, w polu wyszukiwania wprowadzamy: priority:1 OR dueBefore:today OR due:today OR due:tomorrow, następnie w panelu bocznym przechodzimy do zakładki Zapisz i nadajemy naszej nowej liście odpowiednią nazwę. Następne sprytne listy utworzymy analogicznie.
  • Krótkie – na tej liście będą nam się wyświetlać zadania, których wykonanie zajmie nam mniej niż 15 minut. Formuła wyszukiwania to: timeEstimate:”<15 min”. Lista bardzo przydatna jeśli mamy wolny kwadrans i szukamy czegoś produktywnego do zrobienia. Oczywiście, szacowany czas wykonania musimy wprowadzić manualnie podczas dodawania lub modyfikacji wybranego zadania.
  • Dzisiaj – co prawda w widoku Przegląd mamy już taką zakładkę, ale osobiście nie przepadam za przełączaniem się pomiędzy widokami, stąd też ta lista. Formuła wyszukiwania to due:today AND dueBefore:0h, co pozwala na wyświetlenie zarówno tych zadań, które mają być wykonanie dzisiaj, jak i tych, które zostały nam z poprzednich dni.
  • Jutro – wytłumaczenie jak wyżej, formuła wyszukiwania: due:tomorrow.
  • Bez tagów – bardzo przydatna lista jeśli dużo pracujemy z tagami. Pozwala nam wyłapać te zadania, które nie zostały jeszcze odpowiednio przetworzone i nie zostały im nadane tagi. Formuła wyszukiwania: isTagged:false.
  • – mój własny pomysł, polegający na tym, że jeśli do RTM zadanie zostaje kopiowane z innego źródła (np. Moleskine), nadaję mu tag upstream. W ten sposób mogę łatwo sprawdzić, czy dane zadanie powinienem po wykonaniu odznaczyć jeszcze w innym źródle poza RTM czy też nie. Formuła wyszukiwania: tag:upstream.
  • – analogicznie do przykładu wyżej. Ta lista zawiera zadania, które z RTM skopiowałem np. do Moleskine (tag downstream). Formuła wyszukiwania: tag:downstream.

Konteksty

Znane nam z GTD konteksty możemy opracować na 2 sposoby – z użyciem tagów lub lokacji. Osobiście stosuje połączenie obu rozwiązań, dzieląc konteksty na fizycznewirtualne. Kontekstem fizycznym nazywam miejsce, w którym dane zadanie muszę wykonać. Do tego celu idealnie nadaje się widok Lokacji. Pozwala on na zaznaczenie na mapie miejsc, do których następnie przypisywać będziemy zadania. Możemy więc dodać sobie takie miejsca jak dom, supermarket, szkoła, praca, itd. RTM na mapie pokaże nam przy wybranym miejscu liczbę przypisanych mu zadań, a po naciśnięciu weń, również samą listę.

Konteksty wirtualne natomiast, to zbiory narzędzi czy sytuacji, które muszą wykonaniu danego zadania towarzyszyć. Przykładem będzie @komputer, @notes, etc. Wybór kontekstów pozostawiam Wam.

Dzięki funkcji sprytnych list możemy utworzyć sobie listy zawierające tylko te zadania, które musimy wykonać przy komputerze, czy też w szkole. Dzięki temu możemy zrezygnować z list fizycznych, ponieważ wprowadzają one tylko dodatkowe zamieszanie.

Inne

Remember The Milk posiada jeszcze wiele ciekawych funkcji, lecz omówienie ich w jednym artykule graniczy z cudem. W kolejnych artykułach zagłębimy się w kolejne funkcje tej przydatnej aplikacji, a na koniec proponuję lekturę skrótów klawiaturowych Remember The Milk.

autor wpisu: Mateusz Drożdżyński