Getting Things Done, czyli wprowadzenie do produktywności

autor wpisu: Mateusz Drożdżyński

Termin Getting Things Done (popularnie GTD) to termin, wokół którego ostatnio zrobiło się sporo szumu w Internecie, a szczególnie w jego anglojęzycznej części. A co to tak właściwie jest i czy warto sobie tym zawracać głowę? Czy nie jest to kolejna bezwartościowa moda? W serii artykułów o GTD postaram się przybliżyć Wam idee tej nowatorskiej metody zarządzania czasem.

GTD a produktywność

Technicznie rzecz biorąc, GTD to przygotowany przez Davida Allena sposób na skuteczne wykonywanie naszej pracy i bycie produktywnym. Twój pracodawca wiele od Ciebie wymaga? Prowadzić własne przedsiębiorstwo i masz masę rzeczy na głowie? Getting Things Done to coś dla Ciebie. Co prawda GTD zostało przygotowane z myślą o ludziach biznesu, ale równie dobrze sprawdza się na studiach, w szkole czy nawet w życiu prywatnym. Istnieją również liczne modyfikacje przeznaczone dla konkretnych grup zawodowych, np. informatyków, choć ich popularnością wyraźnie ustępują oryginalnemu GTD.

Podstawy GTD

Całe GTD jest systemem bardzo prostym, choć wymagającym od nas trochę pracy i wytrwałości, aby go wprowadzić w życie. Zastanówmy się teraz wspólnie, co przeszkadza nam w wykonywaniu naszej pracy i byciu produktywnym. Wyobraź sobie, że jesteś właścicielem firmy i właśnie przymierzasz się do przygotowania prezentacji podsumowującej cały rok pracy przedsiębiorstwa. Siedzisz przy komputerze, popijając gorącą kawę i próbujesz się skoncentrować nad otwartą aplikacją i pustym slajdem, który za chwilę będziesz wypełniał. O czy myślisz? Pewnie właśnie przypomina Ci się, że musisz dzisiaj przygotować w domu obiad, albo wynieść śmieci. Być może właśnie przypomniałeś sobie, że miałeś zadzwonić do swojego kluczowego kontrahenta? A może właśnie sygnał przyjścia nowej wiadomości uświadamia Ci, że w skrzynce odbiorczej 50 wiadomości, nad które musisz dzisiaj odpowiedzieć? Te wszystkie zadania, o których musimy pamiętać, powodują, że tracimy koncentrację, nie potrafimy dokończyć tego, co zamierzaliśmy mieć gotowe 15 minut temu, a co gorsza – tracimy całą motywację do pracy, którą tryskaliśmy jeszcze pół godziny temu. Jak temu zaradzić?

Na to pytanie spróbował odpowiedzieć David Allen. Z powyższej historii łatwo zaobserwować, że pełną produktywność możemy osiągnąć jedynie wtedy, gdy w pełni skoncentrujemy się na jednym zadaniu i nie zaprzątamy sobie głowy tym, co jeszcze musimy zrobić. Tylko jak osiągnąć taki stan? Pierwszym krokiem jest utworzenie zaufanego systemu, do którego możemy wprowadzać zadania i który nam o nich przypomni wtedy, kiedy nadejdzie odpowiedni czas i będziemy do ich wykonania odpowiednio przygotowani. Ten właśnie system sprawi, że nasz mózg nie będzie próbował sobie przypomnieć, co jeszcze musimy dzisiaj zrobić, bo tę rolę przejmuje nasz zaufany system. Dzięki temu osiągamy stan czystości umysłu i pełnej gotowości do koncentracji nad wybranym zadaniem

Zaplecze techniczne Getting Things Done

Stworzenie zaufanego systemu to nie jest jednak sprawa łatwa – musi on spełniać pewne podstawowe wymagania:

  • łatwość wprowadzania i odczytu zadań
  • system musi wiedzieć, kiedy jesteśmy odpowiednio przygotowani do wykonania danego zadania
  • system powinien być przenośny, abyśmy mogli zawsze na nim polegać

Podstawową decyzją, która musimy podjąć jest to, czy nasz system będzie się opierał na rozwiązaniach elektronicznych (komputer przenośny, smartphone, itp.) czy też na rozwiązaniach bardziej klasycznych – papierowych. Możemy się również zdecydować na połączenie obu sposobów – to już zależy tylko i wyłącznie od naszych preferencji. Ważne jest, aby nie mnożyć systemów wprowadzania danych w nieskończoność, bo rozdrabnianie się wprowadza chaos, a tego chyba nie chcemy?

Projekty i ich wpływ na organizację naszej pracy

Jeśli wcześniej korzystałeś z jakiegoś systemu organizacji pracy opierającym się na listach To-Do, to projekt, to najpewniej to, co wcześniej często uważałeś za akcję lub zadanie. Przykładowa lista projektów może wyglądać tak:

  • Napisać nowy post na blogu
  • Posprzątać mieszkanie
  • Kupić samochód
  • Zacząć uprawiać jogging

Z definicji projekt to zbiór akcji, które musimy podjąć, aby doprowadzić do jego ukończenia. Zastanówmy się teraz, jakie zadania mogą składać się na projekt, który wcześniej określiliśmy jako „kupić samochód”:

  • Określić wymagania, które samochód musi spełniać
  • Określić kwotę, jaką możemy nań przeznaczyć
  • Poszukać w Internecie informacji na temat wybranego samochodu
  • Sprawdzić cenę w salonie samochodowym
  • Sprawdzić cenę na Allegro
  • itd.

Coś, co z pozoru było bardzo prostym zadaniem przedstawiliśmy za pomocą fizycznych akcji, czyli bezpośrednich kroków, które musimy podjąć, aby wykonać dane zadanie. Polecam spróbować rozpisać w ten sposób jakieś zadanie, do którego od dłuższego czasu się zabieramy, ale jakoś nam to nie wychodzi. Zapewniam, że o wiele łatwiej będzie nam odznaczyć to zadanie jako wykonane po zastosowaniu się do tych prostych porad.

Kontekst, czyli skąd nasz zaufany system wie, kiedy jesteśmy odpowiednio przygotowani do pracy

Kolejnym istotnym aspektem GTD jest przypisanie zadań do kontekstów. Zwróćmy uwagę, że część naszych zadań może być wykonanych jedynie przy komputerze. Inne, gdy mamy dostęp do telefonu. Jeszcze inne, gdy jesteśmy w supermarkecie. Kontekst określa nasze przygotowanie do wykonania danego zadania. Zwyczajowo kontekst poprzedza się symbolem @, np. @komputer, @supermarket, @praca, itp. Dzięki takiemu podziałowi zadań, będąc w pracy koncentrujemy się jedynie na zadaniach z listy @praca, a nie zaprzątamy sobie głowy tym, co mamy załatwić w supermarkecie (@supermarket).

Lista może/kiedyś, czyli sposób na „inkubację” projektów

Często jesteśmy w sytuacji, gdy nie mamy ani czasu, ani odpowiednich zasobów czy przygotowania, aby rozpocząć pracę nad jakimś projektem, a mimo to chcemy kiedyś do niego wrócić. Właśnie do notowania takich projektów posłuży nam lista może/kiedyś:

  • Nauczyć się japońskiego
  • Nauczyć się obsługi Photoshopa
  • Wybrać się na wycieczkę w góry
  • itp.

Krótkie podsumowanie

Tak wyglądają podstawy organizacji własnego zaufanego systemu zgodnie z ideologią GTD. Jak pewnie zauważyłeś, w tym wprowadzeniu pominąłem zupełnie sprawę zadań, które muszą być wykonane o określonym czasie. Podobnie jak do ustalania czasu spotkań, posłuży nam do tego kalendarz, ale o tym już w kolejnych artykułach. Pamiętajmy, że skuteczność GTD leży przede wszystkim w jego konsekwentnym stosowaniu. Spróbujcie najpierw wykorzystać metody odpisane w tej wiadomości, a zapewniam, że przyniesie to pożądane efekty.

autor wpisu: Mateusz Drożdżyński